Как читать отчёт по аудиту фабрики и что означают корректирующие действия

Начните с вывода, потому что он противоречит интуиции. Замечания в отчёте по аудиту – не плохой знак. Методологии созданы для того, чтобы выявлять, где нужны улучшения, и фиксировать, что происходит дальше, поэтому отчёт с перечнем замечаний и ведущимися по ним действиями – это система, которая работает так, как задумано. Отчёт, в котором нет ничего, по площадке, которую бегло проверяли два года назад в узком охвате, говорит вам значительно меньше.

Дальше – порядок, в котором стоит читать документ. Первые шесть шагов посвящены тому, чтобы установить, чем документ на самом деле является, – именно здесь возникает много ошибок прочтения, и лишь затем имеет значение содержание.

Установите, что у вас в руках

1. 1Какая методология или стандарт. Отчёт по аудиту, результат мониторинга и сертификат – разные инструменты, как показано на хабе по аудитам фабрик. Определите, что именно перед вами, прежде чем делать какие-либо выводы.
2. 2Какая площадка. Сверьте адрес и юридическое лицо с площадкой, на которой будет производиться ваша продукция. Группа, управляющая несколькими площадками, – обычное явление, и оценка одной из них не является свидетельством о другой.
3. 3Когда проводилась проверка. Не когда документ был выпущен или отправлен вам.
4. 4Кто проводил проверку. Для SMETA это должна быть аудиторская компания, одобренная Sedex (Affiliate Audit Company); для сертификации – орган по сертификации, аккредитованный для этого стандарта. Оценка, проведённая организацией вне соответствующей системы, может быть серьёзной работой, но не является тем, чем её пытаются представить.
5. 5Какой охват был оценён. Более узкий охват – не провал по областям, которые он не покрывает; эти области просто не проверялись. Понимание разницы предотвращает как ложную тревогу, так и ложное спокойствие.
6. 6Была ли проверка объявленной, частично объявленной или необъявленной, там, где система это фиксирует, поскольку это влияет на то, как следует взвешивать результаты оценки.

Затем читайте результаты

Результаты – это наблюдения относительно критериев методологии. Разные системы используют собственную терминологию для их категоризации, и эти терминологии не соответствуют друг другу напрямую, поэтому читайте категории, которые использует сам отчёт, а не переводите их в общую схему «значительных и незначительных» замечаний, заимствованную откуда-то ещё.

Значение имеет не количество, а характер обнаруженного. Скопление замечаний в одной области указывает на системную проблему; разрозненные административные замечания обычно говорят о другом. Замечания, затрагивающие фундаментальные трудовые права, относятся к иной категории серьёзности, чем пробелы в ведении документации, и любая разумная политика байера проводит между ними различие.

Цикл корректирующих действий

Путь, который должно пройти замечание. Байер оценивает, действительно ли этот путь проходится, а не сам факт наличия замечаний.

План корректирующих действий фиксирует, что было обнаружено, что будет сделано, к какому сроку и кем. Там, где система формально фиксирует устранение несоответствий, план и его выполнение становятся частью записи, а не отдельным разговором.

Грамотное чтение означает смотреть не только на то, открыты ли действия. Информативны следующие вопросы: была ли выявлена коренная причина, а не только симптом; устраняет ли действие эту причину; установлен ли срок и был ли он соблюдён; предоставлены ли и приняты ли доказательства выполнения. Действие, закрытое с доказательствами, – более сильный сигнал, чем действие, которое вообще не поднималось.

Именно в четвёртой строке обычно проявляются настоящие поводы для беспокойства. Единичное замечание – это момент; то же замечание в трёх проверках подряд – это закономерность, и увидеть её можно, только если байер смотрит не только на самый свежий отчёт. То же различие между случаем и закономерностью действует и в отношении показателей производства и поставок, что рассмотрено в материале управление показателями поставщика.

Разбор примера

Смоделированный сценарий, а не реальный случай. Байер получает отчёт восемнадцатимесячной давности, где зафиксирован ряд замечаний с корректирующими действиями, всё ещё числящимися открытыми.

Первый порыв – счесть это тревожным сигналом. Более верная реакция – короткий список вопросов. Проводилась ли последующая проверка и что она показала? Каков текущий статус этих действий и есть ли доказательства их выполнения? Были ли установлены сроки и были ли они соблюдены? Принимает ли собственная политика байера оценку такой давности? И совпадает ли площадка, указанная в отчёте, с той, на которой будет выполняться заказ?

В зависимости от ответов один и тот же документ может подтверждать совершенно разные выводы. В этом и суть: отчёт – это исходные данные для суждения, а не само суждение.

Что запрашивать и чего не стоит ожидать

Чего не стоит ожидать, так это публичного документа. Отчёты в этих системах распространяются через систему, которая их создала, по её правилам и часто на условиях, согласованных между площадкой и байером. Поставщик, который не может отправить отчёт по электронной почте в ответ на запрос на раннем этапе, как правило, следует правилам системы, а не уклоняется от вопроса, и рабочий путь – выяснить механизм передачи, а не настаивать на вложении файла.

Чего отчёт не может вам сказать

Стоит держать в уме три ограничения, поскольку именно они определяют, где due diligence продолжается после того, как чтение отчёта завершено.

• Он описывает площадку в те дни, когда проводилась оценка. Это не утверждение об условиях на сегодняшний день, и ни одна методология не заявляет обратного.
• Он охватывает только оценённый объём. Процессы за его пределами, включая переданные на субподряд этапы в зависимости от договорённости, не проверялись.
• Это исключительно свидетельство социального соответствия. Оно ничего не говорит о том, будет ли продукция соответствовать спецификации, – это относится к контролю качества, – и ничего о том, что представляет собой материал, – это относится к сертифицированным материалам.

Отчёт по аудиту также не является подтверждением того, что какое-либо юридическое обязательство due diligence было исполнено. Это один из источников доказательств среди прочих, и соответствие конкретному регуляторному или клиентскому требованию оценивается относительно этого требования, а не относительно самого факта наличия отчёта.

При таком прочтении документ выполняет именно ту функцию, для которой создан. Он даёт байеру структурированную независимую картину площадки на определённый момент и запись о том, что делается по обнаруженным замечаниям. Это по-настоящему полезно, и куда полезнее сертификата, которого не существует.