Hazır giyimde tedarikçi karnesi nasıl kurulur

Birçok satın almacının kurduğu ilk karnede solda kalite, teslimat ve iletişim, üstte yüzdeler, altta da ağırlıklı bir toplam bulunur. Nadiren uzun süre dayanır. Sonra bir tedarikçi bir sayıya itiraz eder, kimse onun nasıl hesaplandığını yeniden kuramaz ve dosya sessizce güncellenmez olur.

Sorun nadiren kategori seçimidir. Sorun, altlarındaki tanımların hiç yazılmamış olmasıdır. Bu rehberin konusu tanımlardır. Etraflarındaki sistemin nasıl işlediği (toplantılar, düzeltici faaliyet, eskalasyon, tedarikçi el kitabı) tedarikçi performansını yönetmek sayfasında.

Karne bir seçim modeli değildir

Bu ikisi sürekli karıştırılır ve karışıklık hiçbir şey ölçmeyen metrikler üretir. Seçim, bir fabrikanın işi yapıp yapamayacağını sorar: yetkinlik, makine parkı, minimumlar, fiyat, uygunluk durumu, geliştirmeye uygunluk. Bu soru ilk siparişten önce cevaplanır ve ayrı bir çalışmadır; üretici seçimi ve fabrika denetimleri sayfalarında ele alınıyor.

Karne ise sonrasında gerçekte ne olduğunu sorar. Bir tedarikçinin doğru türde bir tedarikçi olup olmadığı konusunda hiçbir görüşü yoktur. Düşük bir minimum sipariş adedinin karneye girmemesinin nedeni de budur: daha düşük minimum sunan bir tedarikçi bu yüzden daha iyi performans göstermiş olmaz; ticari olarak farklı bir uyumdur ve bunu puanlamak, tedarikçileri davranış için değil bir özellik için ödüllendirir.

Tek bir metriğin anatomisi

Bir metrik karneye girmeden önce altı soruyu geçmelidir. Birçok aday metrik ikinci ya da üçüncüde elenir; bu da başlı başına işe yarayan bir filtredir.

Sonrasında uygulanmaya değer yedinci bir sınav daha var: farklı bir sonuç bir kararı değiştirir miydi? Bir metrik, kimse bir şeyi farklı yapmadan iki yöne de oynayabiliyorsa o raporlamadır. Yazışılan e-posta sayısı, üretilen numune sayısı, yapılan toplantı sayısı, toplam sipariş tutarı: hepsi ölçülebilir, hiçbiri performans değil.

Teslimat: zamanında teslimat ve zamanında eksiksiz teslimat

Hangi olaya göre zamanında

Zamanında teslimat, kararlaştırılan bir zamanlamayı tutturan siparişlerin oranıdır. Tartışmalı olan her şey kararlaştırılan kelimesinin içindedir. Bir hazır giyim siparişi birbirinden ayrı birkaç kilometre taşından geçer ve tedarikçinin bunlar üzerindeki kontrolü her birinde aynı değildir.

Fabrika çıkışını ölçüp buna teslimat performansı demek tedarik zincirini olduğundan iyi gösterir. Depo mal kabulünü ölçüp sonucun tamamını tedarikçiye atfetmek ise çoğu teslim şeklinde haksızdır. İkisi de savunulabilir; birini ölçüp diğeri diye anlatmak savunulamaz. Siparişin hangi kilometre taşını adlandırdığı satınalma siparişinde kararlaştırılır.

Eksiksiz, ikinci ve ayrı bir koşuldur

Zamanında eksiksiz teslimat ikisini birden gerektirir: teslimat kararlaştırılan zamanlamayı tutturmuş ve eksiksiz olmuştur. İkisi ayrıdır; çünkü bir sipariş kusursuz biçimde dakik olup yine de bir bedeni, bir renk varyantını ya da adedin bir kısmını eksik bırakabilir. Hazır giyimde bu birçok kategoriden daha önemlidir; çünkü bir bedeni eksik olan asorti çoğu zaman hiç satılamaz.

• Beden serisinden çıkarılıp sonra gönderilen bir beden
• Boya partisi tutmadığı için bekletilen bir renk varyantı
• Sipariş edilen adede göre eksik sevkiyat
• Geri kalanı ulaşmış bir partide eksik kalan koliler
• Kararlaştırılan asortiyi içermeyen bir hazır asorti paket

Evrensel bir formül yoktur. Şirketler, eksiksizliğin sipariş başına mı satır başına mı değerlendirileceği, kararlaştırılmış bir adet toleransının eksiksiz sayılıp sayılmayacağı ve bölünmüş bir sevkiyatın bir geç teslimat mı yoksa bir zamanında bir de geç teslimat mı olduğu konusunda farklılaşır. Bunlar bakılıp bulunacak olgular değil, yazılacak kararlardır. Bir adet toleransının hiç var olup olmadığı ticari bir şarttır ve satınalma siparişi sayfasında ele alınıyor.

Kalite: cevabı payda belirler

Hata oranı diye tek bir şey yoktur. Hepsine bu ad verilen en az dört farklı ölçü vardır ve aynı sevkiyattan farklı sayılar üretirler. Hangisini kastettiğini söylemeyen bir karne, ileride çıkacak bir tartışmayı şimdiden üretiyor demektir.

İlk ikisi sık karıştırılan bir çifttir ve aradaki fark gerçektir: kopuk bir dikişi, sarkan bir ipliği ve eğri bir etiketi olan tek bir ürün, bir hatalı ürün ve üç hatadır. Bir tedarikçi, sorunları kümeleniyorsa bir rakibine göre ürün başına hatada daha kötü, hatalı ürün oranında daha iyi görünebilir; ya da tersi.

Hataların kritik, majör ve minör olarak nasıl sınıflandırıldığı ve kontrol için numune almanın nasıl işlediği kalite kontrol sayfasına aittir ve karnede yeniden tanımlanmamalıdır. Karnenin eklediği şey zaman eksenidir: aynı ölçüm noktasının üst üste üç siparişte tutmaması asıl bulgudur ve tek siparişlik hiçbir yüzde bunu yüzeye çıkarmaz.

Tek bir kalite sayısına karıştırmak yerine ayrı tutulmaya değer kategoriler: işçilik hataları, spesifikasyonun kendi ölçü noktalarına göre ölçü sapmaları, baskı ya da nakıştaki hatalar, onaylı standarda göre ton, paketleme ve asorti hataları, etiket ya da barkod hataları. Bunların nedenleri ve sahipleri farklıdır ve hepsini birleştirmek, tam da neyi düzelteceğinizi söyleyecek bilgiyi yok eder.

Geliştirme, evrak ve ticari ölçüler

Bunları toplamak birçok satın almacının sandığından daha ucuzdur; çünkü kanıt zaten onay yazışmasında ve sevkiyat dosyasında vardır.

• Kararlaştırılan tarihe göre numune teslimi; umduğunuz tarihi değil, tedarikçinin taahhüt ettiği tarihi kullanarak.
• İlk turda onay oranı; her reddin gerekçesiyle birlikte kaydedilmiş hâliyle. Gerekçe olmadan tedarikçi kadar spesifikasyonu da ölçer.
• Önlenebilir revizyon turları; yani zaten belirtilmiş bir şeyin atlanmasından kaynaklanan turlar.
• Evrak doğruluğu; yani çeki listelerinin, koli verilerinin ve ticari belgelerin siparişle ve birbiriyle eşleşip eşleşmediği.
• Evrak zamanlılığı; ayrı bir ölçüdür ve sevkiyatı gerçekte geciktiren çoğu zaman odur.
• Teklif ve fatura uyumu; yani kararlaştırılanın faturaya geçen olup olmadığı ve her değişikliğin önceden açıklanıp açıklanmadığı.

Evrak yerini hak ediyor. Standart tedarik zinciri referans modellerinde sipariş güvenilirliğinin sonradan akla gelen bir parçası değil, adı geçen bir bileşenidir; pratik nedeni de şudur: evrakı yanlış olan mal, işe yarar biçimde varmış sayılmaz.

Dönemler ve küçük sayı sorunu

Ölçüm dönemi bir gelenek değil, bir tercihtir. Sipariş başına ölçüm, az sayıda ve büyük siparişi olan programlara uyar; kayan bir dönem sık ve küçük siparişlere uyar; çeyrek bir toplantı ritmine uyar ama kötü bir ayı iyi bir çeyreğin içinde gizleyebilir. Hazır giyime dair hiçbir şey birini doğru kılmaz; doğru cevap takvimi değil, sipariş sıklığını izler.

Yeni tedarikçiler aynı meseleyi diğer yönden ortaya çıkarır. İlk siparişler, yerleşik programların çoktan sindirdiği bir öğrenmeyi taşır ve bir yetkinlik doğrulama dönemine olgun üretimden farklı bakmak makuldür. Makul olmak mazur görmek demek değildir: spesifikasyonun açıkça yazdığı bir konuda başarısız olan ilk sipariş, ne zaman olursa olsun bir bulgudur. Fark, bundan hangi sonuçları çıkarmaya hakkınız olduğudur.

Anlık fotoğraf değil, seyir

Tek bir dönem bir veri noktasıdır ve karnelerin yol açtığı hasarın büyük kısmı tek bir döneme tepki vermekten gelir. Bir dönemin size ne söylediği tamamen öncesinde ne olduğuna bağlıdır ve dört örüntü, tek bir rakamdan daha çok önem taşır.

• İstikrarlı. Tahmin edilebilir; iyileştirmek isteyeceğiniz bir düzeyde olsa bile. Tahmin edilebilirliğin planlamada kendi değeri vardır.
• Kötüleşen. Yakalanması önemli, kaçırılması kolay bir örüntü; çünkü tek tek her dönem atlatılabilir görünür.
• Bir faaliyetten sonra düzelen. Bir düzeltici faaliyetin işe yaradığına dair en açık kanıt.
• Tekrar eden. Aynı hatanın aralıklarla geri dönmesi; genellikle önceki çözümün bir düzeltici faaliyet değil, bir düzeltme olduğu anlamına gelir.

Bağlam seyrin yanında durur. Karmaşık, süslemeli bir modelde hata oranı daha yüksek olan bir tedarikçi, basit bir süprem tekrarı yapan tedarikçiden doğrudan doğruya daha kötü değildir; zor bir lansman da aynı ürünün dördüncü tekrar siparişiyle kıyaslanabilir değildir. Bunun için karmaşıklığa göre düzeltilmiş bir modele gerek yok. Sayının yanına sipariş tipinin kaydedilmesi yeterli, böylece kimse ikisini yanlışlıkla karşılaştırmaz.

Ağırlıklandırma ve gizledikleri

Boyutları ağırlıklandırıp bir toplam üretmek cazip gelir: kalite şu kadar, teslimat bu kadar, iletişim kalanı. Titiz hissettirir. Gerçek etkisi ise belirli bir hatanın bir ortalamanın içinde kaybolmasıdır ve kaybolma ihtimali en yüksek hatalar, en çok önem taşıyanlardır.

Ciddi bir ürün güvenliği ya da uygunluk hatası olan, diğer her yerde mükemmel puanlar alan bir tedarikçi saygın bir toplama ulaşabilir. O toplam yalnızca işe yaramaz değildir. Yanıltıcıdır, çünkü bir güvenlik hatasının cevap hızıyla dengelenebileceğini varsayan bir yöntemle üretilmiştir.

Ağırlıklı bir toplam kullanılacaksa iki kural onu dürüst tutar. Ağırlıklar önceliklerinizin açık bir ifadesidir; dolayısıyla neden öyle olduklarını yazın. Ve toplam, hiçbir zaman bileşenleri yanında görünmeden yer almaz; böylece okuyan herkes hangi boyutun oynadığını görebilir. Kimsenin bileşenlerine ayıramadığı bir sayı, kimsenin üzerine iş yapmaması gereken bir sayıdır.

Örnek amaçlı bir yapı

Aşağıdaki şema, sonuçlardan bilerek arındırıldı. Buraya basılacak her rakam uydurma olurdu ve karneleri güvenilmez kılan da tam olarak uydurma kıyas değerleridir. Asıl mesele sütunlardır.

İki sütun işin büyük kısmını görür ve sıkça atlanır. Gözlem sayısı, çünkü bir sonuç ile bir anekdot arasındaki fark odur. Ve açık faaliyet, çünkü kötü bir sonucu olup yanında hiçbir faaliyet bulunmayan bir satır, karnenin kullanılmadığının en açık işaretidir.

Karneler nerede ters gider

• Tarihin adı hiç konmamıştır. Zamanında, o ay hangi kilometre taşı işe geliyorsa ona göre ölçülür.
• Teslimat ile eksiksizlik karıştırılmıştır. Eksik ama dakik bir sevkiyat başarı sayılır ya da eksiksiz ama geç bir sevkiyat iki kez cezalandırılır.
• Taahhüt edilen tarihlerin üzerine yazılır. Elde tutulan tek tarih güncel tarihtir; böylece tedarikçi sürekli zamanındadır.
• Bütün hatalar aynı sayılır. Güvenlikle ilgili bir hata ile sarkan bir iplik aritmetikte aynı yere varır.
• Satın almacı gecikmeleri tedarikçiye atfedilir; genellikle onay yazışması sipariş tarihleriyle aynı sistemde olmadığı için.
• Payda belirtilmemiştir; böylece iki kişi aynı metriği farklı hesaplar ve ikisi de haklıdır.
• Gözlem sayısı çok azdır; bu da çılgınca salınan ve hiçbir şey ifade etmeyen yüzdeler üretir.
• Fiyat performans sayılır; bu da yanlış davranışı ödüllendirir ve seçimi yönetimle karıştırır.
• Ağırlıklı bir toplam, kritik bir hatayı ilgisiz boyutlardaki güçlü yanların arkasına gizler.
• Sonuçtan hiçbir şey çıkmaz. Metrikler toplanır, dağıtılır ve hiç kullanılmaz; bütün çalışmayı bitiren hata da budur.

Bir toplantıda kullanmak

Karne gündemin kendisi değildir. Gündemdeki maddelerden biridir ve muhtemelen ilki değildir. Bir sayı tablosunu satır satır gezen bir toplantı savunmacılık üretir; geçen seferden bu yana neyin değiştiğiyle açılan ve tabloyu kanıt olarak kullanan bir toplantı ise bilgi üretir.

1. 1Son rakam değil, son birkaç dönemdeki seyir
2. 2İstisnalar ve her birinde gerçekte ne olduğu
3. 3Açık düzeltici faaliyetler ve etkinlik kontrolünün şimdiye kadar bir şey üretip üretmediği
4. 4Ters gidebilecek olan şeyler, örneğin yeni bir kumaş, bir yoğun sezon ya da bir malzeme değişikliği
5. 5Satın almacının neyi borçlu olduğu ve ne zaman geleceği
6. 6Çıkan aksiyonlar; her biri bir sahip ve bir tarihle

Toplantının karakterini değiştiren madde beşincidir. Satın almacının kendi bağımlılıklarının gündemde olduğu toplantılar, tedarikçininkiler hakkında dürüst cevaplar üretme eğilimindedir; herhangi bir şeyi ölçmenin bütün amacı da budur.