Een fabrieksauditrapport lezen, en wat corrigerende acties betekenen
De echte vaardigheid van een inkoper op dit gebied is lezen, niet verzamelen. Een rapport met open corrigerende acties kan geruststellender zijn dan een zonder, en het verschil is in enkele minuten zichtbaar zodra u weet welke velden de betekenis dragen.
Inhoud
Begin met de conclusie, want die is contra-intuïtief. Bevindingen in een auditrapport zijn geen slecht teken. De methodologieën zijn ontworpen om te identificeren waar verbetering nodig is en te registreren wat er daarna gebeurt, dus een rapport dat bevindingen naast acties waaraan wordt gewerkt vermeldt, is het systeem dat functioneert. Een rapport zonder iets erin, van een locatie die twee jaar geleden kort werd geauditeerd onder een smalle scope, vertelt u aanzienlijk minder.
Wat volgt, is de volgorde die het waard is om in te lezen. De eerste zes stappen gaan over vaststellen wat het document daadwerkelijk is, waar veel verkeerde lezingen gebeuren, en pas daarna telt de inhoud.
Stel vast wat u in handen heeft
- Welke methodologie of standaard. Een auditrapport, een monitoringresultaat en een certificaat zijn verschillende instrumenten, uiteengezet op de hub fabrieksaudits. Identificeer welke dit is voordat u er een conclusie uit trekt.
- Welke locatie. Verifieer het adres en de rechtspersoon tegen de locatie waar uw goederen gemaakt zouden worden. Een groep die verschillende locaties exploiteert, komt vaak voor, en een beoordeling van de ene is geen bewijs over de andere.
- Wanneer het werd uitgevoerd. Niet wanneer het document werd uitgegeven of naar u gestuurd.
- Wie het uitvoerde. Voor SMETA moet dit een Sedex-erkende Affiliate Audit Company zijn; voor een certificering, een certificeringsinstantie geaccrediteerd voor die standaard. Een beoordeling door een organisatie buiten het relevante systeem kan serieus werk zijn, maar is niet datgene als wat het wordt gepresenteerd.
- Welke scope werd beoordeeld. Een nauwere scope is geen falen op de gebieden die deze niet dekte; die gebieden werden niet onderzocht. Weten wat wat is, voorkomt zowel vals alarm als vals vertrouwen.
- Of het aangekondigd, gedeeltelijk aangekondigd of onaangekondigd is, waar het systeem dat registreert, aangezien het beïnvloedt hoe de beoordeling moet worden gewogen.
Lees dan de bevindingen
Bevindingen zijn observaties tegen de criteria van de methodologie. Systemen gebruiken hun eigen vocabulaire om ze te categoriseren en die vocabulaires komen niet met elkaar overeen, dus lees de categorieën die het rapport zelf gebruikt in plaats van ze te vertalen naar een algemeen major-en-minor-schema van elders geleend.
Wat het waard is om aandacht aan te besteden, is het karakter van wat is gevonden in plaats van het aantal. Een cluster bevindingen op één gebied wijst op een systemisch probleem; verspreide administratieve bevindingen wijzen meestal op iets anders. Bevindingen die fundamentele arbeidsrechten raken, vallen in een andere ernstcategorie dan hiaten in de administratie, en elk inkoperbeleid dat de moeite waard is, maakt dat onderscheid.
De corrigerend-actiecyclus
Van bevinding naar afsluiting
De cyclus die een bevinding zou moeten doorlopen. Wat een inkoper beoordeelt, is of deze daadwerkelijk doorloopt, niet of er bevindingen bestaan.
Een corrigerend-actieplan registreert wat is gevonden, wat eraan gedaan zal worden, tegen wanneer, en door wie. Waar het systeem herstel formeel vastlegt, maken het plan en de voortgang ervan deel uit van de registratie in plaats van een zijgesprek.
Het goed lezen betekent verder kijken dan of acties open staan. De vragen die informatie dragen, zijn of een hoofdoorzaak is geïdentificeerd in plaats van alleen een symptoom, of de actie die oorzaak aanpakt, of er een deadline bestaat en is gehaald, en of bewijs van voltooiing is geleverd en geaccepteerd. Een actie afgesloten met bewijs is een sterker signaal dan een actie die nooit is aangemaakt.
| Wat u ziet | Wat het suggereert |
|---|---|
| Bevindingen, met acties afgesloten en bewijs geaccepteerd | Het systeem werkt en de locatie werkt eraan mee |
| Bevindingen, met acties open en deadlines in de toekomst | Normaal, met name bij een recente audit. Vraag wat de voortgang is |
| Bevindingen, met acties open en deadlines lang verstreken | De vraag het waard om te stellen. Niet automatisch diskwalificerend, maar het heeft een uitleg nodig |
| Herhaalde bevindingen over opeenvolgende beoordelingen | Het probleem wordt niet opgelost, wat informatiever is dan de oorspronkelijke bevinding |
| Helemaal geen bevindingen | Lees de scope en de datum voordat u dit als geruststelling behandelt |
De vierde rij is waar echte zorgen meestal naar boven komen. Eén bevinding is een moment; dezelfde bevinding drie beoordelingen op rij is een patroon, en dat is alleen zichtbaar als een inkoper verder kijkt dan het meest recente rapport. Hetzelfde onderscheid tussen een incident en een patroon geldt voor productie- en leveringsprestaties, uiteengezet in leveranciersprestaties beheren.
Een uitgewerkt voorbeeld
Een geconstrueerd scenario, geen echte zaak. Een inkoper ontvangt een rapport van achttien maanden geleden, met verschillende bevindingen waarvan de corrigerende acties nog als open geregistreerd staan.
Het instinct is dit als rode vlag te behandelen. De betere reactie is een korte lijst vragen. Heeft er sindsdien een vervolgbeoordeling plaatsgevonden, en wat vond die? Wat is de huidige status van die acties, en is er bewijs van voltooiing? Waren er deadlines vastgesteld, en zijn die gehaald? Accepteert het eigen beleid van de inkoper een beoordeling van deze leeftijd? En komt de op het rapport genoemde locatie overeen met de locatie waar de order zou lopen?
Afhankelijk van de antwoorden ondersteunt hetzelfde document heel verschillende conclusies. Dat is het punt: het rapport is een input voor een oordeel, niet het oordeel zelf.
Wat te vragen, en wat niet te verwachten
Redelijke verzoeken
- Bevestiging van de productielocatie die de beoordeling dekt
- De methodologie of standaard, en de beoordeelde scope
- De datum van de meest recente beoordeling
- De huidige status van de corrigerende actie, inclusief alles wat sinds het rapport is afgesloten
- Of een vervolgbeoordeling gepland is
- Welke processen, indien aanwezig, zijn uitbesteed, en of uw vereiste zich daartoe uitstrekt
- Hoe het bewijs met u gedeeld kan worden via het relevante systeem
Wat niet te verwachten is, is een openbaar document. Rapporten binnen deze systemen worden gedeeld via het systeem dat ze produceerde, onder de regelingen ervan, en vaak op voorwaarden afgesproken tussen de locatie en de inkoper. Een leverancier die geen rapport kan e-mailen naar een vroegtijdige aanvraag, volgt over het algemeen de regels van het systeem in plaats van de vraag te ontwijken, en de werkbare route is het delingsmechanisme vast te stellen in plaats van aan te dringen op een bijlage.
Wat het rapport u niet kan vertellen
Drie beperkingen zijn het waard om vast te houden, omdat ze bepalen waar due diligence verdergaat nadat het lezen is gedaan.
- Het beschrijft de locatie op de dagen dat de beoordeling liep. Het is geen verklaring over de omstandigheden vandaag, en geen enkele methodologie beweert anders.
- Het dekt de beoordeelde scope. Processen buiten die scope, inclusief uitbestede stappen afhankelijk van de regeling, werden niet onderzocht.
- Het is alleen sociale-compliancebewijs. Het zegt niets over of goederen aan een specificatie zullen voldoen, wat kwaliteitscontrole behandelt, en niets over wat een materiaal is, wat gecertificeerde materialen behandelt.
Een auditrapport is ook geen vaststelling dat aan een wettelijke due-diligence-verplichting is voldaan. Het is één bewijsinput naast andere, en wat voldoet aan een specifieke wettelijke of klanteis wordt beoordeeld tegen die eis in plaats van tegen het bestaan van een rapport.
Zo gelezen doet het document wat het ontworpen is om te doen. Het geeft een inkoper een gestructureerd, onafhankelijk verslag van een locatie op een moment, en een registratie van wat wordt gedaan met wat is gevonden. Dat is echt nuttig, en aanzienlijk nuttiger dan een certificaat dat niet bestaat.
Vragen die dit oproept
Wat is een corrigerend-actieplan in een fabrieksaudit?
Een registratie van wat een audit vond, wat eraan gedaan zal worden, tegen wanneer en door wie. Waar het systeem herstel formeel vastlegt, vormen het plan en de voortgang ervan deel van de auditregistratie. Het goed lezen betekent kijken of een hoofdoorzaak is geïdentificeerd, of de actie deze aanpakt, en of bewijs van voltooiing is geleverd.
Zijn open corrigerende acties een probleem?
Niet op zichzelf, met name bij een recente audit waar deadlines nog in de toekomst liggen. Wat telt, is of aan de acties wordt gewerkt: of deadlines zijn vastgesteld en gehaald, of bewijs is geleverd, en of dezelfde bevindingen terugkeren over opeenvolgende beoordelingen. Herhaalde bevindingen zijn informatiever dan de oorspronkelijke.
Dekt een auditrapport onderaannemers?
Alleen waar ze binnen de beoordeelde scope vallen. Een rapport dekt een benoemde locatie en een vastgestelde scope, dus moet een inkoper met een vereiste die zich uitstrekt tot uitbestede processen vaststellen welke processen de locatie verlaten en of het eigen beleid vereist dat die gedekt zijn. Vereisten verschillen tussen inkopers.
Kan een ouder auditrapport nog geaccepteerd worden?
Dat is de beslissing van de inkoper tegen het eigen beleid, en veel merken stellen een limiet op hoe recent een beoordeling moet zijn. Vraag naast de datum ook of er sindsdien iets wezenlijks is veranderd op de locatie, en of er een recentere beoordeling bestaat. Er bestaat geen uniforme geldigheidsduur die voor al deze systemen in de branche geldt.
Waarom stuurt een leverancier mij niet gewoon het rapport?
Rapporten binnen deze systemen worden over het algemeen gedeeld via het systeem dat ze produceerde, onder de toegangsregelingen ervan en vaak op voorwaarden afgesproken tussen de locatie en de inkoper. Het is meestal een kwestie van het systeem volgen in plaats van informatie achterhouden, en de productieve stap is de deelroute vast te stellen.
Breng het beleid mee, niet alleen de vraag
Sociale-complianceverplichtingen zijn het makkelijkst te vervullen wanneer de inkoper de locatie, het beoordelingstype en de recentheid noemt die het beleid nodig heeft. Ter sprake gebracht bij kwalificatie is het een kort gesprek.
Start een project