Wat is een kwaliteitsovereenkomst met leveranciers bij kleding?

Veel kwaliteitsproblemen bij kleding worden niet veroorzaakt door een fabriek die het kledingstuk niet kan maken. Ze worden veroorzaakt doordat niemand vooraf heeft afgesproken wat er gebeurt wanneer de stofleverancier verandert, wanneer een trim niet beschikbaar is, wanneer een partij de inspectie niet doorstaat, of wanneer iemand op een vrijdag een herziene maat per e-mail stuurt.

Laat de overeenkomst beoordelen voor het toepasselijke rechtsgebied en project. Algemene informatie bepaalt niet de rechten of verplichtingen van partijen bij een specifiek contract.

Vier documenten, vier verschillende vragen

De verwarring is structureel, niet onzorgvuldig. Al deze vier documenten bevatten vereisten, alle vier worden naar leveranciers gestuurd, en aan elk wordt regelmatig gevraagd de taak van een ander te doen.

De leveranciershandleiding geldt voor de hele leveranciersbasis van de inkoper en wordt behandeld in prestatiemanagement van leveranciers; de inkooporder wordt uitgelegd in inkooporders voor kleding; de specificatielaag staat in techpacks en de stuklijst (BOM). Een kwaliteitsovereenkomst zit tussen de handleiding en de specificatie in: specifieker dan de handleiding, langer geldig dan de specificatie.

Vereisten op leveranciersniveau, niet op stijlniveau

Een veelvoorkomende opstelfout is het techpack in de overeenkomst kopiëren. Maten, naadtypes, artworkplaatsing en materiaalreferenties horen bij de stijl en veranderen ermee; een overeenkomst die ze herhaalt, creëert twee bronnen van waarheid die elkaar binnen een seizoen zullen tegenspreken.

• Verwijs, herhaal niet. De overeenkomst moet naar de huidige beheerste specificatie verwijzen bij naam en revisie, en dat document het detail laten dragen.
• Houd wat terugkeert. Verantwoordelijkheden die gelden over stijlen en orders heen, zoals wie inspecteert, wat gemeld wordt en hoe afwijkingen werken, zijn precies wat een stijlspecificatie niet kan bevatten.
• Zeg waar de huidige versie zich bevindt. Een overeenkomst die herzieningen beheerst maar niet zegt waar ze verkregen worden, mist zijn eigen doel.

Wijzigingsbeheer: melding is geen goedkeuring

Dit is het onderdeel dat in de praktijk veel van het werk doet, en het onderscheid waarop het draait, is simpel genoeg om over het hoofd te zien. Van een leverancier eisen dat hij u over een wijziging informeert is niet hetzelfde als uw toestemming eisen voordat die wordt doorgevoerd, en een overeenkomst die deze twee niet scheidt, verdrinkt de inkoper ofwel in goedkeuringen of laat belangrijke wijzigingen stilletjes passeren.

Melding is geen goedkeuring, en de overeenkomst bepaalt welke wijzigingen alleen gemeld moeten worden en welke goedgekeurd.

De nuttige aanpak is wijzigingen sorteren op basis van wat ze raken in plaats van hoe groot ze lijken. Een wijziging die het goedgekeurde product, het goedgekeurde proces, de compliancepositie of de locatie waarop de goedkeuring gebaseerd was raakt, is een andere categorie dan een interne aanpassing die alle vier ongemoeid laat.

• Productielocatie, productie die naar een andere faciliteit verhuist, inclusief een van hetzelfde bedrijf
• Uitbesteding, een kritisch proces dat in huis wordt gehaald of wordt uitbesteed, of naar een andere partner gaat
• Stof, een andere weverij, een andere constructie, of een andere afwerking
• Trims en onderdelen, vervanging van iets genoemd in de stuklijst
• Decoratie, een andere techniek, opstelling of onderaannemer
• Constructie of patroon, alles wat verandert hoe het kledingstuk gemaakt wordt of hoe het meet
• Verpakking, waar het etikettering, assortiment of ontvangst van goederen beïnvloedt
• Compliancebewijs, een certificaat, testrapport of auditstatus dat verloopt of van toepassingsgebied verandert

Afwijkingen, en de valkuil erin

Een afwijking, soms een concessie genoemd, is een expliciete, beoordeelde uitzondering die productie of verzending buiten de normale specificatie toestaat onder gedefinieerde omstandigheden. Goed gebruikt is het een praktisch hulpmiddel dat een seizoen op koers houdt. Losjes gebruikt herschrijft het stilletjes het product.

Dezelfde logica geldt voor hoe afwijkingen geregistreerd worden. Een mondelinge goedkeuring bij een fabrieksbezoek is geen beheerste registratie, en een e-mail die geen stijl, hoeveelheid of duur noemt, ook niet. Wat telt, is niet een formulier (deze gids schrijft er geen voor), maar dat het betrokken product, het verschil, de goedkeuring en de grenzen ervan allemaal achteraf herleidbaar zijn.

Wanneer productie niet voldoet

Een overeenkomst is het waardevolst op het moment dat er iets is misgegaan, want dat is wanneer improvisatie het duurst is. Wat het meestal vastlegt, is volgorde in plaats van schuld.

• Vertel de inkoper, binnen een tijdsbestek dat weerspiegelt hoe ernstig het is
• Identificeer het toepassingsgebied, welke partijen, welke hoeveelheden, en of er iets verzonden is
• Houd wat getroffen is vast in plaats van het door te laten gaan terwijl de vraag openstaat
• Kom de afhandeling overeen, wat herwerk, reparatie, acceptatie onder een afwijking, of afkeuring kan zijn afhankelijk van de feiten
• Laat corrigerende actie volgen waar het probleem dat rechtvaardigt

Wat er gebeurt nadat het onmiddellijke probleem behandeld is, hoort elders thuis. Het onderscheid tussen correctie, containment, grondoorzaak en corrigerende actie, en wat een corrigerende actie daadwerkelijk effectief maakt, staat uiteengezet in prestatiemanagement van leveranciers. De taak van een kwaliteitsovereenkomst is vast te stellen dat de leverancier die dingen zal doen en hoe deze erover zal communiceren, niet om ze opnieuw uit te leggen.

Wie inspecteert, en tegen wat

Inspectie is een terugkerende verantwoordelijkheid, wat verklaart waarom het op dit niveau thuishoort in plaats van in een stijlspecificatie. De overeenkomst legt vast wie het doet en wanneer; de mechanica hoort bij de kwaliteitscontrolelaag.

• Welke fasen geïnspecteerd worden, inkomende materialen, tijdens de productie, eindcontrole, of een combinatie
• Wie elke fase uitvoert, of de fabriek, de inkoper of een derde partij
• Wat de criteria zijn, met verwijzing naar de overeengekomen steekproef en defectclassificatie in plaats van deze te herhalen; die staan in kwaliteitscontrole en, voor materialen, inkomende stofinspectie
• Wat gerapporteerd wordt, aan wie, en uiterlijk wanneer
• Wat er gebeurt bij afkeuring, terugkoppelend naar de non-conformiteitsroute hierboven

Wanneer documenten elkaar tegenspreken

Een echt en onderbelicht faalpatroon: het techpack zegt het ene, de inkooporder zegt het andere, de leveranciershandleiding impliceert een derde, en iemand mailde een vierde. De fabriek moet iets maken, dus kiest ze, meestal het meest recente bericht, wat meestal het minst beheerste is.

• Bepaal welk document geldt voor welk soort vereiste, en zorg dat beide kanten het weten.
• Laat de specificatie de specificatie blijven. Een hoeveelheid op een inkooporder en een maat in een techpack zijn geen concurrerende claims over hetzelfde; conflicten ontstaan meestal waar het ene document inhoud herhaalt die bij het andere hoort, wat het argument is voor verwijzen in plaats van dupliceren.
• Behandel e-mail als een verzoek, geen instructie, tenzij het eigen proces van de inkoper anders zegt. Een bericht dat om een wijziging vraagt, is het begin van wijzigingsbeheer, niet het einde ervan.
• Maak herzieningen ondubbelzinnig. Een revisienummer en een datum zijn meer waard dan enige hoeveelheid formulering over voorrang.

Formele voorrangsclausules zijn een juridische opstelkwestie en deze gids probeert ze niet. Het operationele punt staat op zichzelf: dubbelzinnigheid tussen documenten produceert defecten en geschillen, en de goedkoopste oplossing is stoppen dezelfde vereiste op twee plekken te laten bestaan.

Heeft u er een nodig?

Vaak niet. De vraag is of de bovenstaande verantwoordelijkheden ergens beheerst worden, niet of een bepaald document bestaat.

De slechtste uitkomst is een document dat bestaat om naar verwezen te worden. Als een overeenkomst geschreven wordt, is de test of het de moeite waard was, of iemand het raadpleegt de eerste keer dat een stof niet beschikbaar is of een partij faalt, en of wat het zegt specifiek genoeg is om de vraag te beslechten.