Как подготовить RFQ (запрос коммерческого предложения) для швейного производства

RFQ (запрос коммерческого предложения) – это коммерческий документ. Он сообщает фабрике, что Вы хотите купить, в каком количестве и на каких условиях, чтобы она могла оценить стоимость работы и проверить, способна ли она её выполнить. Это отличается от техпака, который представляет собой техническое описание самого изделия. Многие запросы проваливаются именно потому, что содержат один документ и не содержат другой.

Цена расплывчатого RFQ проявляется не в самой полученной цене, а в раундах уточняющих вопросов до того, как Вы её получите, и в пересмотре цены, который следует, когда недостающие детали наконец приходят.

Что нужно фабрике и почему

Шаблон RFQ, который можно отправить как есть

Скопируйте этот шаблон, заполните то, что знаете, а остальное отметьте как «уточняется». Он подходит для любой фабрики, а не только для нас. Если какой-то термин в нём незнаком, в глоссарии даны определения терминов, которые использует эта отрасль.

1. 1Компания и контакты. Название компании, страна, контактное лицо, email и тот, кто утверждает образцы.
2. 2Продукт. Что это такое, с референсными изображениями или ссылкой. Укажите, есть ли у Вас физический образец для сравнения.
3. 3Количество. Штук на модель и общий объём программы, если запланированы дальнейшие заказы.
4. 4Ткань. Состав и плотность в г/м², если известны, иначе назначение изделия, чтобы фабрика могла предложить вариант.
5. 5Цвета. Количество цветовых вариантов и номера Pantone, либо указание, что подходят складские цвета.
6. 6Размеры. Размерный ряд и раскладка по размерам, пусть даже приблизительная.
7. 7Посадка. Обычная, оверсайз или приталенная, плюс ключевые замеры, если они у Вас есть.
8. 8Декор. Способ нанесения, если уже выбран, файлы макета, размер и места нанесения печати или вышивки.
9. 9Этикетки и упаковка. Тканая горловая этикетка, ярлык по уходу, размерная этикетка, навесная бирка, индивидуальный пакет, требования к коробам.
10. 10Соответствие требованиям. Любые обязательные сертификаты, протоколы испытаний или маркировка под конкретный рынок.
11. 11Пункт назначения и условия. Город и страна поставки и предпочитаемый Вами Инкотермс.
12. 12Сроки. Дата, к которой товар должен прибыть, а не дата, когда он должен быть отгружен.
13. 13Бюджет. Желаемая цена, если она у Вас есть, честно обозначенная как ориентир, а не как жёсткий предел.

Если в Вашей программе есть требования по ограниченным веществам, присылайте их вместе с запросом, а не после образца, и присылайте собственный список с идентификатором версии, а не общую формулировку «должно соответствовать требованиям». Что должно входить в такое требование, изложено в материале о химическом соответствии.

Как говорить о желаемой цене, не портя расчёт

Желаемая цена даёт фабрике полезную информацию, потому что подсказывает, какую ткань и конструкцию предложить. Она начинает вредить, когда её подают как жёсткий потолок без гибкости в спецификации, потому что фабрика, которая хочет получить заказ, впишется в эту цифру, изменив что-то, обычно плотность или качество ткани, а Вы можете не заметить этого до прихода товара.

Продуктивная формулировка звучит так: «вот наш ориентир по цене, скажите, какая спецификация в него укладывается и чем нам придётся пожертвовать». Серьёзная фабрика ответит честно, и этот ответ часто полезнее самой цены. В материале о стоимости пошива на заказ разобрано, какие статьи затрат реально двигают цену.

Как правильно отправлять макет

Макет часто становится причиной задержек в расчёте цены. Для трафаретной печати нужно знать число цветов, для вышивки макет нужно дигитайзировать, а для сублимационной печати макет должен быть построен под раскладку панелей. JPEG, вытащенный из презентации, точно оценить нельзя ни для одного из этих методов.

Присылайте векторные файлы там, где они есть, со шрифтами, переведёнными в кривые, и указывайте физический размер и место печати, а не только показывайте это на рисунке. Полные требования по каждому методу приведены в руководстве по подготовке макетов.

Как отправлять один и тот же RFQ нескольким фабрикам

• Отправляйте абсолютно одинаковый документ каждой фабрике. Любое различие делает расчёты цены несравнимыми.
• Указывайте Инкотермс и пункт назначения, чтобы каждая цена учитывала одну и ту же точку поставки.
• Просите каждую фабрику указать состав и плотность ткани (г/м²), исходя из которых она рассчитала цену.
• Спрашивайте, что не включено в цену, и отдельно уточняйте, идут ли пошив образцов, трафареты, дигитайзинг, этикетки и упаковка дополнительной статьёй.
• Запрашивайте цену на желаемое количество, а также на один шаг больше и меньше него.
• Отмечайте, какие фабрики задавали вопросы. Это признак качества, а не задержка.

Как выглядит хороший расчёт цены, когда он приходит

• Состав и плотность ткани указаны прямо, а не описаны как «аналогичные» или «эквивалентные».
• Цена изделия, декор и упаковка показаны отдельными строками.
• Разовые затраты, такие как трафареты, дигитайзинг и пошив образцов, обозначены именно как разовые.
• Количество, раскладка по размерам и число цветов, на основе которых рассчитана цена.
• Инкотермс и точка поставки.
• Срок изготовления, разбитый на пошив образцов и серийное производство, а не указанный одной цифрой.
• Срок действия цены, поскольку цены на материалы меняются.

Если расчёт цены выглядит как одна цифра без подтверждающих деталей, запросите разбивку, прежде чем сравнивать его с чем-либо. Поставщик, который не может разложить цену по статьям, на самом деле её не считал.

После получения расчёта цены

Если расчёт цены принят, коммерческая часть переходит к самому заказу: что должен содержать заказ на закупку и какие условия оплаты он фиксирует.

Следующим шагом обычно становится образец, и RFQ служит для него ориентиром. Как рассчитывается стоимость этого образца и почему она не равна серийной цене за единицу, умноженной на одну штуку, разобрано в материале о том, что определяет стоимость образца. Храните одну версию документа с датой и отмечайте в ней любое изменение, согласованное по электронной почте. Эта привычка сейчас ничего не стоит, а позже помогает разрешать споры, особенно когда тот же продукт заказывают повторно через год, и делает это тот, кто не участвовал в исходном разговоре.

Форма RFQ компании Voyager Textile построена на основе этого списка, и неполную информацию в ней ожидают заранее. Если что-то в нашем каталоге близко к тому, что Вам нужно, указание его артикула часто оказывается самым быстрым способом определить конструкцию.