Att verifiera ett certifieringspåstående, och att specificera ett i en förfrågan

Två uppgifter ryms på den här sidan. Den ena är vad du gör när en leverantör gör ett certifieringspåstående. Den andra, som förebygger mycket av den första, är hur kravet skrivs in i en förfrågan så att dokumentationen kommer tillsammans med priset i stället för sex veckor senare.

När ett påstående kommer in

Sekvensen nedan fungerar för alla system, men detaljerna i varje steg är specifika för systemet och skillnaderna spelar roll. Vad ett påstående vilar på enligt en spårbarhetsstandard är inte vad det vilar på enligt en produkttestcertifiering.

1. 1Identifiera systemet exakt. ”Certifierad” och ”hållbar” är inga system. En namngiven standard är minsta möjliga utgångspunkt, eftersom allt efter det här steget beror på vilket system du befinner dig i.
2. 2Identifiera organisationen. Certifikat tillhör juridiska personer. Kontrollera att den certifierade organisationen är den du skulle teckna avtal med, inte ett moderbolag, ett dotterbolag eller ett stickeri eller väveri som leverantören köper av.
3. 3Kontrollera certifikatet mot systemets egna register. Ett tillhandahållet dokument visar vad som gällde när det utfärdades. Systemen håller register som kan kontrolleras direkt, och det är den kontrollen som räknas.
4. 4Läs omfattningen. Vilka processer, och vilka produktkategorier. Ett certifikat som täcker en process täcker inte en annan, och det är här ett i övrigt giltigt dokument slutar stödja ett visst erbjudande.
5. 5Matcha det mot det faktiska materialet. Den kvalitet, sammansättning och konstruktion du offereras måste ligga inom den omfattningen.
6. 6Fastställ läget på transaktionsnivå. För ett spårbarhetspåstående, fråga om dokumentation kommer att utfärdas för leveransen, som beskrivs i omfattnings- och transaktionscertifikat.
7. 7Ta reda på var certifieringen tar slut. Om tillverkningssteget ligger utanför den certifierade kedjan, bestäm nu vilket påstående som återstår för den färdiga produkten.
8. 8Kontrollera vad systemets regler för påståenden tillåter dig att säga, vilket är en separat fråga från om produkten kvalificerar sig.

Var de officiella registren finns

Varje system publicerar sin egen väg för verifiering, och att använda den går snabbare än att bedöma ett dokument med ögat.

Kontrollera systemets egen källa i stället för en kopia som finns någon annanstans, inklusive här. Register ändras, och ett certifikat som var giltigt när en leverantörsprofil skrevs behöver inte vara giltigt när du köper.

Där ett system visar en status utöver bara giltigt eller utgånget är den statusen värd att läsa och inte bara ögna igenom. Alla system publicerar inte samma tillstånd, så tolka vad ett visst system faktiskt visar i stället för att anta ett gemensamt ordförråd för alla.

Att specificera det i en förfrågan

Den effektiva versionen av allt detta är att be om det från början. Ett krav på certifierat material ändrar vilka tyger som kan erbjudas, och därmed pris, minimikvantitet och ledtid, så det hör hemma tillsammans med specifikationen och inte efter den. Den allmänna formen för en användbar förfrågan beskrivs i guiden om offertförfrågan; det här är de rader ett certifieringskrav lägger till.

Den fjärde raden gör en stor del av nyttan. En leverantör kan ge ett betydligt mer användbart svar om vad som går att uppnå när den vet vilken mening produkten måste kunna stödja, och ett krav uttryckt som ett påstående snarare än som ett certifikatnamn tenderar att ge ett bättre svar.

Vad du ska be om, per typ av system

Begäran om dokumentation skiljer sig beroende på vilken sorts certifiering det gäller, och att be om fel sak slösar bort en omgång korrespondens.

Den högra kolumnen är kort eftersom produktcertifiering besvarar en smalare fråga, vilket är precis poängen i OEKO-TEX STANDARD 100. Att be ett produkttestsystem om spårbarhetsbelägg, eller tvärtom, är ett vanligt sätt en dokumentationsbegäran rinner ut i sanden.

När svaret är att påståendet inte är tillgängligt

Ibland visar verifieringen att det påstående ett varumärke ville göra inte kan stödjas: tillverkningssteget ligger utanför kedjan, innehållströskeln nås inte, eller dokumentationsvägen finns inte för det materialet. Det är ett nyttigt resultat snarare än ett misslyckande, förutsatt att det kommer tidigt.

Alternativen vid den punkten är vanliga inköpsbeslut. Byt material till ett där kedjan är komplett. Flytta produktionssteget in i en certifierad kedja, vilket begränsar fabriksalternativen och ändrar kostnaden. Minska påståendet till det beläggen stöder. Eller acceptera ett ocertifierat material och gör inget påstående alls, vilket är ett legitimt svar och ett bättre svar än ett påstående som inte kan styrkas.

Skälet att göra det här i förfrågningsskedet i stället för vid leverans är att alla fyra alternativen står öppna så länge tyget fortfarande är ett förslag, och att bara de två sista återstår när det väl är köpt.