Så förbereder du en offertförfrågan för klädproduktion

En offertförfrågan är ett kommersiellt dokument. Det talar om för en fabrik vad du vill köpa, i vilken kvantitet och på vilka villkor, så att den kan prissätta arbetet och kontrollera att den kan utföra det. Det är något annat än ett techpack, som är den tekniska beskrivningen av själva plagget. Många förfrågningar misslyckas för att de innehåller det ena och inte det andra.

Kostnaden för en vag offertförfrågan är inte offerten du får, utan omgångarna av frågor innan du får den, och den prisjustering som följer när de saknade uppgifterna till slut kommer in.

Vad en fabrik behöver, och varför

En mall för offertförfrågan som du kan skicka som den är

Kopiera den här, fyll i det du vet och märk resten med ”bekräftas senare”. Den fungerar för vilken fabrik som helst, inte bara för oss. Om en term är obekant definierar ordlistan de begrepp branschen använder.

1. 1Företag och kontakt. Företagsnamn, land, kontaktperson, e-post och vem som godkänner provplagg.
2. 2Produkt. Vad det är, med referensbilder eller en länk. Ange om du har ett fysiskt referensplagg.
3. 3Kvantitet. Antal plagg per modell, och hela programmet om fler order är planerade.
4. 4Tyg. Sammansättning och ytvikt i g/m² om de är kända, annars den tänkta användningen så att fabriken kan föreslå ett alternativ.
5. 5Färger. Antal färgställningar och Pantone-referenser, eller ange att standardfärger går bra.
6. 6Storlekar. Storleksskala och fördelningen per storlek, även om den är ungefärlig.
7. 7Passform. Regular, oversized eller smal, plus nyckelmått om du har dem.
8. 8Dekoration. Metod om den är bestämd, motivfiler, storlek på tryck eller brodyr och placeringar.
9. 9Etiketter och packning. Vävd nacketikett, tvättetikett, storleksetikett, hängetikett, polybag per plagg, krav på kartonger.
10. 10Regelefterlevnad. Eventuella krav på certifieringar, testrapporter eller marknadsspecifik märkning.
11. 11Destination och villkor. Leveransort och land, och den leveransklausul du föredrar.
12. 12Tidplan. Det datum varorna måste vara framme, inte det datum de bör skickas.
13. 13Budget. Ett målpris om du har ett, ärligt beskrivet som ett mål snarare än som ett tak.

Om ditt program har krav på begränsade ämnen, skicka dem med förfrågan snarare än efter provplagget, och skicka din egen lista med dess versionsbeteckning i stället för en instruktion om att följa reglerna. Vad ett sådant krav behöver innehålla beskrivs i kemikalieefterlevnad.

Att prata om målpris utan att skada offerten

Ett målpris är användbar information, eftersom det talar om för fabriken vilket tyg och vilken konstruktion den ska föreslå. Det blir kontraproduktivt när det presenteras som ett fast tak utan någon flexibilitet i specifikationen, eftersom en fabrik som vill ha affären kommer att nå siffran genom att ändra något, oftast tygets ytvikt eller kvalitet, och det kanske du inte märker förrän varorna kommer.

Det produktiva sättet att formulera det är: här är vårt mål, säg vilken specifikation som når dit och vad vi då avstår från. En seriös fabrik svarar ärligt, och svaret är ofta mer användbart än priset. Kostnadsguiden förklarar vilka poster som faktiskt rör sig.

Att skicka motivet på rätt sätt

Motivet är en vanlig källa till förseningar i offertarbetet. Screentryck behöver veta antalet färger, brodyr behöver digitaliseras, och sublimering behöver ett motiv byggt efter panellayouten. En JPEG hämtad ur en presentation går inte att prissätta korrekt för någon av dem.

Skicka vektorfiler där de finns, med texten konverterad till konturer, och ange den fysiska tryckstorleken och placeringen i stället för att bara visa den på en skiss. Fullständiga krav per metod finns i guiden om förberedelse av motiv.

Att skicka samma offertförfrågan till flera fabriker

• Skicka exakt samma dokument till var och en. Varje skillnad gör offerterna ojämförbara.
• Ange leveransklausul och destination, så att varje pris täcker samma leveranspunkt.
• Be varje fabrik ange tygets sammansättning och ytvikt i den offert den lämnar.
• Fråga vad som är undantaget, och särskilt huruvida provframtagning, schabloner, digitalisering, etiketter och packning tillkommer.
• Be om priser vid din målkvantitet och vid ett steg över och ett steg under den.
• Notera vilka fabriker som ställde frågor. Det är en kvalitetssignal, inte en försening.

Hur en bra offert ser ut när den kommer tillbaka

• Tygets sammansättning och ytvikt uttryckligen angivna, inte beskrivna som liknande eller likvärdiga.
• Plaggpris, dekoration och packning redovisade som separata poster.
• Engångskostnader som schabloner, digitalisering och provframtagning utmärkta som engångskostnader.
• Den kvantitet, storleksfördelning och det antal färger priset bygger på.
• Leveransklausulen och leveranspunkten.
• Ledtiden uppdelad mellan provframtagning och bulkproduktion i stället för angiven som en enda siffra.
• Giltighetstid, eftersom materialpriser rör sig.

Om en offert är en enda siffra utan något underlag, be om uppdelningen innan du jämför den med något. En leverantör som inte kan bryta ned den har inte byggt upp den.

Efter offerten

Om offerten antas går den kommersiella sidan vidare till själva ordern: vad inköpsordern måste innehålla, och de betalningsvillkor den anger.

Nästa steg är normalt ett provplagg, och offertförfrågan blir referensen för det. Hur det provplagget debiteras, och varför det inte är styckpriset i bulk multiplicerat med ett, behandlas i vad som avgör kostnaden för ett provplagg. Ha en enda daterad version av dokumentet och notera mot den varje ändring som avtalats per e-post. Den vanan kostar ingenting nu och hjälper till att avgöra tvister senare, särskilt när samma produkt beställs om ett år senare av någon som inte var med i det ursprungliga samtalet.

Voyager Textiles formulär för offertförfrågan är byggt kring den här listan, och ofullständiga uppgifter är förväntade. Om en referens i vår katalog ligger nära det du vill ha är det ofta snabbast att ange dess artikelkod för att definiera konstruktionen.