Fabrika denetim raporu okuma ve düzeltici faaliyetlerin anlamı

Sonuçla başlayalım; çünkü sezgiye aykırıdır. Bir denetim raporundaki bulgular kötü bir işaret değildir. Metodolojiler nerede iyileştirme gerektiğini belirlemek ve sonra ne olduğunu kaydetmek için tasarlanmıştır; bu yüzden bulguları, üzerinde çalışılan faaliyetlerle birlikte listeleyen bir rapor, sistemin işlediğinin göstergesidir. İki yıl önce dar bir kapsamla kısa süre denetlenmiş bir sahadan gelen içi boş bir rapor size çok daha az şey söyler.

Okumayı şu sırayla yapmak işe yarar. İlk altı adım belgenin gerçekte ne olduğunu belirlemekle ilgilidir; birçok yanlış okuma orada olur ve içerik ancak ondan sonra önem kazanır.

Elinizde ne olduğunu belirleyin

1. 1Hangi metodoloji ya da standart. Denetim raporu, izleme sonucu ve sertifika, fabrika denetimleri ana sayfasında ortaya konduğu gibi farklı araçlardır. Ondan herhangi bir sonuç çıkarmadan önce bunun hangisi olduğunu belirleyin.
2. 2Hangi saha. Adresi ve tüzel kişiyi mallarınızın üretileceği sahayla karşılaştırın. Birden fazla saha işleten bir grup yaygındır ve birinin değerlendirmesi diğeri hakkında kanıt değildir.
3. 3Ne zaman yapıldığı. Belgenin ne zaman düzenlendiği ya da size gönderildiği değil.
4. 4Kimin yaptığı. SMETA için bu, Sedex onaylı bir Affiliate Audit Company olmak zorundadır; bir sertifikasyon için o standarda göre akredite bir belgelendirme kuruluşu. İlgili sistemin dışındaki bir kuruluşun değerlendirmesi ciddi bir çalışma olabilir; ama sunulduğu şey değildir.
5. 5Hangi kapsamın değerlendirildiği. Daha dar bir kapsam, kapsamadığı alanlarda bir başarısızlık değildir; o alanlar incelenmemiştir. Hangisinin hangisi olduğunu bilmek hem yersiz telaşı hem de yersiz rahatlamayı önler.
6. 6Haberli, yarı haberli ya da habersiz olup olmadığı; sistem bunu kaydediyorsa, çünkü değerlendirmeye ne ağırlık verileceğini etkiler.

Sonra bulguları okuyun

Bulgular, metodolojinin kriterlerine göre yapılmış gözlemlerdir. Sistemler bunları sınıflandırmak için kendi sözcük dağarcıklarını kullanır ve bu dağarcıklar birbirine karşılık gelmez; bu yüzden onları başka bir yerden ödünç alınmış genel bir majör-minör şemasına çevirmek yerine raporun kendi kullandığı kategorileri okuyun.

Dikkat edilmesi gereken, sayı değil, bulunanın niteliğidir. Tek bir alanda kümelenen bulgular sistemik bir soruna işaret eder; dağınık idari bulgular genellikle farklı bir şeye işaret eder. Temel çalışma haklarına dokunan bulgular, kayıt tutma eksikliklerinden farklı bir ciddiyet kategorisindedir ve işe yarar her satın almacı politikası ikisini birbirinden ayırır.

Düzeltici faaliyet döngüsü

Bir bulgunun izlemesi gereken döngü. Satın almacının değerlendirdiği şey, bulguların var olup olmadığı değil, döngünün gerçekten işleyip işlemediğidir.

Düzeltici faaliyet planı neyin bulunduğunu, bununla ilgili ne yapılacağını, ne zamana kadar ve kim tarafından yapılacağını kaydeder. Sistemin iyileştirmeyi resmî olarak kaydettiği yerde plan ve ilerlemesi bir yan görüşme değil, kaydın parçasıdır.

Onu iyi okumak, faaliyetlerin açık olup olmadığının ötesine bakmak demektir. Bilgi taşıyan sorular şunlardır: yalnızca bir belirti değil, bir kök neden belirlendi mi; faaliyet o nedeni ele alıyor mu; bir termin var mı ve karşılandı mı; tamamlanma kanıtı sunuldu ve kabul edildi mi. Kanıtla kapatılmış bir faaliyet, hiç açılmamış bir faaliyetten daha güçlü bir sinyaldir.

Gerçek endişelerin genellikle su yüzüne çıktığı yer dördüncü satırdır. Tek bir bulgu bir andır; art arda üç değerlendirmede aynı bulgu bir örüntüdür ve ancak satın almacı en son rapordan fazlasına bakarsa görünür. Olay ile örüntü arasındaki aynı ayrım üretim ve teslimat performansı için de geçerlidir; bu, tedarikçi performansını yönetme rehberinde ortaya konur.

Uygulamalı bir örnek

Gerçek bir vaka değil, kurgusal bir senaryo. Bir satın almacı on sekiz ay önce tarihli, düzeltici faaliyetleri hâlâ açık olarak kayıtlı birkaç bulgu gösteren bir rapor alır.

İlk içgüdü bunu bir tehlike işareti saymaktır. Daha iyisi ise kısa bir soru listesidir. Sonrasında bir değerlendirme yapıldı mı ve ne buldu? O faaliyetlerin güncel durumu ne ve tamamlanma kanıtı var mı? Terminler belirlendi mi ve karşılandı mı? Satın almacının kendi politikası bu yaşta bir değerlendirmeyi kabul ediyor mu? Ve raporda adı geçen saha, siparişin üretileceği sahayla örtüşüyor mu?

Cevaplara bağlı olarak aynı belge oldukça farklı sonuçları destekler. Mesele de budur: rapor bir yargının girdisidir, yargının kendisi değil.

Ne istenmeli ve ne beklenmemeli

Beklenmemesi gereken, kamuya açık bir belgedir. Bu sistemlerdeki raporlar onları üreten sistem üzerinden, sistemin düzenlemeleri altında ve çoğu zaman saha ile satın almacı arasında kararlaştırılan şartlarla paylaşılır. Erken aşamadaki bir talebe raporu e-postayla gönderemeyen bir tedarikçi genellikle sorudan kaçmıyor, sistemin kurallarına uyuyordur ve işe yarayan yol bir ek dosya için baskı yapmak değil, paylaşım mekanizmasını belirlemektir.

Raporun size söyleyemeyeceği şeyler

Üç sınırı akılda tutmaya değer; çünkü okuma bittikten sonra durum tespitinin nerede devam ettiğini bunlar tanımlar.

• Değerlendirmenin yürütüldüğü günlerdeki sahayı tarif eder. Bugünkü koşullar hakkında bir ifade değildir ve hiçbir metodoloji aksini iddia etmez.
• Değerlendirilen kapsamı kapsar. O kapsamın dışındaki prosesler, düzenlemeye bağlı olarak fason adımlar dahil, incelenmemiştir.
• Yalnızca sosyal uygunluk kanıtıdır. Malların bir spesifikasyona uyup uymayacağı hakkında hiçbir şey söylemez; onu kalite kontrol ele alır. Bir malzemenin ne olduğu hakkında da hiçbir şey söylemez; onu sertifikalı malzemeler ele alır.

Bir denetim raporu, herhangi bir yasal özen yükümlülüğünün yerine getirildiğine dair bir tespit de değildir. Diğerleri arasında bir kanıt girdisidir ve belirli bir düzenleyici ya da müşteri gerekliliğini neyin karşıladığı, bir raporun varlığına göre değil, o gerekliliğe göre değerlendirilir.

Böyle okunduğunda belge, tasarlandığı işi yapar. Satın almacıya bir sahanın belirli bir andaki yapılandırılmış, bağımsız bir anlatımını ve bulunanlarla ilgili ne yapıldığının kaydını verir. Bu gerçekten yararlıdır ve var olmayan bir sertifikadan çok daha yararlıdır.