Sådan forbereder du en tilbudsforespørgsel (RFQ) på tøjproduktion

En tilbudsforespørgsel er et kommercielt dokument. Den fortæller fabrikken, hvad du vil købe, i hvilket antal og på hvilke betingelser, så fabrikken kan prissætte opgaven og vurdere, om den kan løse den. Det er noget andet end et techpack, som er den tekniske beskrivelse af selve varen. Mange forespørgsler går i stå, fordi de indeholder det ene og ikke det andet.

Prisen for en uklar RFQ er ikke det tilbud, du får. Det er runderne af spørgsmål, før tilbuddet kommer, og den prisjustering, der følger, når de manglende oplysninger endelig ligger på bordet.

Hvad fabrikken skal bruge, og hvorfor

En RFQ-skabelon, du kan sende, som den er

Kopiér den, udfyld det, du ved, og markér resten som »afventer bekræftelse«. Den fungerer til enhver fabrik, ikke kun til os. Er et begreb ukendt, finder du branchens ord forklaret i ordlisten.

1. 1Virksomhed og kontakt. Firmanavn, land, kontaktperson, e-mail og hvem der godkender prøver.
2. 2Vare. Hvad det er, med referencebilleder eller et link. Skriv, om du har en fysisk referenceprøve.
3. 3Antal. Stykker pr. style og det samlede program, hvis der er flere ordrer på vej.
4. 4Stof. Sammensætning og vægt (GSM), hvis du kender dem. Ellers den tiltænkte brug, så fabrikken kan foreslå en løsning.
5. 5Farver. Antal farvevarianter og Pantone-referencer, eller skriv, at lagerfarver er i orden.
6. 6Størrelser. Størrelsesinterval og fordelingen pr. størrelse, også selvom den er omtrentlig.
7. 7Pasform. Regular, oversized eller slim, plus de vigtigste mål, hvis du har dem.
8. 8Dekoration. Metode, hvis den er besluttet, artworkfiler, tryk- eller broderistørrelse og placeringer.
9. 9Mærker og pakning. Vævet nakkemærke, plejemærke, størrelsesmærke, hængeetikette, polybag pr. stk. og krav til kartoner.
10. 10Compliance. Krævede certificeringer, testrapporter eller markedsspecifik mærkning.
11. 11Destination og betingelser. By og land for levering og den Incoterm, du foretrækker.
12. 12Tidsplan. Den dato, varerne skal være fremme, ikke den dato, de bør afsendes.
13. 13Budget. En målpris, hvis du har en, ærligt beskrevet som et mål og ikke som en grænse.

Har dit program krav om begrænsede stoffer, så send dem med forespørgslen og ikke efter prøven. Send din egen liste med versionsbetegnelse i stedet for en instruks om at overholde reglerne. Hvad kravet skal indeholde, står i kemisk compliance.

Sådan taler du om målpris uden at skade tilbuddet

En målpris er nyttig information, for den fortæller fabrikken, hvilket stof og hvilken konstruktion den skal foreslå. Den virker mod hensigten, når den præsenteres som et fast loft uden fleksibilitet i specifikationen. En fabrik, der gerne vil have ordren, rammer tallet ved at ændre noget, som regel stofvægten eller kvaliteten, og det opdager du måske først, når varerne ankommer.

Den brugbare formulering lyder: her er vores målpris, fortæl os, hvilken specifikation der rammer den, og hvad vi giver afkald på. En seriøs fabrik svarer ærligt, og svaret er ofte mere brugbart end prisen. Prisguiden forklarer, hvilke poster der reelt flytter sig.

Sådan sender du artwork korrekt

Artworket er en hyppig kilde til forsinkelser i tilbudsfasen. Til screentryk skal fabrikken kende antallet af farver, broderi skal digitaliseres, og sublimering kræver artwork opbygget efter panelernes layout. En JPEG hentet fra en præsentation kan ikke prissættes præcist til nogen af metoderne.

Send vektorfiler, hvor de findes, med fonte konverteret til konturer, og angiv den fysiske trykstørrelse og placering i stedet for kun at vise den på en tegning. De fulde krav pr. metode står i guiden til forberedelse af artwork.

Når du sender den samme RFQ til flere fabrikker

• Send nøjagtig det samme dokument til hver fabrik. Enhver forskel gør tilbuddene umulige at sammenligne.
• Angiv Incoterm og destination, så alle priser dækker det samme leveringssted.
• Bed hver fabrik oplyse den fibersammensætning og vægt (GSM), den har regnet med.
• Spørg, hvad der ikke er inkluderet, og specifikt om prøver, screens, digitalisering, mærker og pakning koster ekstra.
• Bed om priser ved dit målantal og ved ét trin over og under.
• Læg mærke til, hvilke fabrikker der stillede spørgsmål. Det er et kvalitetstegn og ikke en forsinkelse.

Sådan ser et godt tilbud ud, når det kommer tilbage

• Fibersammensætning og vægt står udtrykkeligt og er ikke beskrevet som »lignende« eller »tilsvarende«.
• Pris på varen, dekoration og pakning står som separate linjer.
• Engangsomkostninger som screens, digitalisering og prøver er markeret som engangsomkostninger.
• Antallet, størrelsesfordelingen og antallet af farver, som prisen bygger på.
• Incoterm og leveringssted.
• Leveringstiden er delt op i prøvefase og bulkproduktion i stedet for at stå som ét tal.
• Gyldighedsperiode, da materialepriserne svinger.

Består et tilbud af ét tal uden nogen underbygning, så bed om en opdeling, før du sammenligner det med noget. En leverandør, der ikke kan opdele prisen, har ikke regnet den ud.

Når tilbuddet er modtaget

Accepteres tilbuddet, går den kommercielle del videre til selve ordren: hvad indkøbsordren skal indeholde, og hvilke betalingsbetingelser den fastlægger.

Næste skridt er normalt en prøve, og RFQ'en bliver referencen for den. Hvordan prøven faktureres, og hvorfor dens pris ikke er bulkstykprisen gange én, gennemgår vi i hvad der bestemmer prisen på en prøve. Hold én dateret version af dokumentet, og notér enhver ændring, der aftales pr. e-mail, op imod den. Den vane koster intet nu og hjælper med at afgøre uenigheder senere, især når den samme vare genbestilles et år efter af en person, der ikke var med i den oprindelige dialog.

RFQ-formularen hos Voyager Textile er bygget op om denne liste, og ufuldstændige oplysninger er forventet. Ligger en reference i vores katalog tæt på det, du ønsker, er det ofte hurtigst at angive dens varenummer for at definere konstruktionen.