Firmatøjsprogrammer i større mængder: en indkøbsguide

Firmatøj, også kaldet corporate wear, er det tøj med branding, som en virksomhed giver sine folk at have på på arbejdet: poloer, T-shirts, sweatshirts og jakker i virksomhedens farver og med dens logo. Hvor brandets udtryk betyder lige så meget som funktionen, kaldes samme serie sommetider corporate fashion. Voyager Textile producerer det efter køberens specifikation, som beskrevet på siden om producent af firmatøj. At købe tøj med branding til en virksomhed er ikke det samme som at købe merchandise. Tøjet skal passe til en bestemt gruppe navngivne personer, nå frem til flere lokationer, genbestilles, når medarbejderne skifter, og stadig matche om to år, når det første parti er slidt op. Det er de krav, der gør det til et program og ikke bare en ordre.

Denne guide handler om firmatøj og eventtøj: uniformer til repræsentative formål, tøj til konferencer og kampagner og brandede programmer på tværs af flere lokationer. Slidstærkt arbejdstøj med krav til industrivask og holdbarhed er en anden opgave, som vi gennemgår i guiden om arbejdstøj.

Definér programmet før produktet

1. 1Hvem skal bære det. Antal personer fordelt på lokation, funktion og, hvor det er relevant, om de har kundekontakt eller ej.
2. 2Hvad hver gruppe får. En opdeling i niveauer er almindelig: alle får en polo, medarbejdere med kundekontakt får også en jakke, og eventpersonalet får en særskilt vare.
3. 3Hvor ofte det udskiftes. Én gang om året, når det er slidt, eller ved ansættelse.
4. 4Hvem betaler. Et centralt budget, afdelingernes budgetter eller en blanding, hvilket påvirker godkendelserne mere end produktionen.
5. 5Hvad der sker med nyansatte. Det er et krav, der ofte bliver glemt, og det afgør, om du har brug for lager eller en plan for genbestillinger.
6. 6Hvor det skal leveres. Ét centrallager eller mange adresser, og det ændrer, hvordan varerne pakkes.

Størrelsesplanlægning: her går programmer galt

En almindelig fejl er en størrelsesfordeling, der er gættet ud fra en standardkurve. En virkelig medarbejderstab følger ikke detailhandlens størrelsesfordeling, og prisen for at ramme forkert er synlig: kasser med de forkerte størrelser, som ingen bruger, og medarbejdere uden tøj.

• Lav en størrelsesundersøgelse, hvor det kan lade sig gøre, og giv folk en måletabel i stedet for kun S, M og L. Svar ud fra en måletabel er mere præcise end størrelser, folk husker.
• Stil pasprøver til rådighed, så folk kan prøve tøjet før bulkordren, især første gang. Én prøvedag forebygger mange klager over størrelser.
• Bestil bufferlager i de størrelser, der mest sandsynligt bliver brug for senere, frem for en jævn fordeling.
• Afklar, om der er brug for separate snit til mænd og kvinder, eller om en unisex-pasform er acceptabel for alle. Komforten afgør, om tøjet overhovedet bliver brugt.
• Offentliggør måletabellen sammen med størrelsesbetegnelserne, for S i ét program er ikke S i et andet. Se mønsterkonstruktion og gradering.

Farve, og hvorfor den flytter sig

Firmatøjsprogrammer er usædvanligt udsatte, når det gælder ens farver, fordi tøj købt i forskellige år bliver brugt side om side. En polo fra den første ordre og en polo fra den tredje ordre skal matche samme dag til samme event.

To beslutninger beskytter mod det. Få stoffet til hele programmet farvet i ét farveparti, hvor mængderne tillader det, så der ingen nuanceforskel er i den periode. Og hav en godkendt fysisk farvestandard, så senere ordrer matches mod den og ikke mod en Pantone-farvebrik. Produktion i kundetilpassede Pantone-farver hos Voyager Textile starter ved 300 stykker, og fremgangsmåden er beskrevet i guiden om farvematchning og guiden om ensartede genbestillinger.

Branding, der fungerer på tværs af varer

Et program omfatter som regel flere beklædningsgenstande: en polo, en hættetrøje, en jakke, måske en kasket. Det samme logo kan ikke sættes på alle på samme måde, fordi stof og konstruktion er forskellige. Broderi passer til poloer og jakker, mens et tryk kan være at foretrække på en let T-shirt.

• Aftal logoets størrelse og placering for hver varetype, målt i centimeter fra et fast punkt.
• Beslut, om logoets farve skifter på mørke og lyse varer, og godkend begge versioner.
• Godkend en broderiprøve (stitch-out) ved broderi og en strike-off (trykprøve) ved tryk, på de stoffer, der rent faktisk skal bruges.
• Notér den godkendte dekorationsspecifikation for hver vare, så senere ordrer gengiver den præcist.

Valget af metode er beskrevet i guiden om dekoration, og kravene til filer i guiden om artworkfiler.

Godkendelser: aftal processen, ikke kun produktet

I firmatøjsprogrammer er der typisk flere parter: marketing for brandet, indkøb for de kommercielle vilkår, HR eller drift for dem, der skal bære tøjet, og nogle gange et samarbejdsudvalg. Prøvefasen går i stå, når det er uklart, hvem der beslutter.

• Udpeg én person, der samler feedback og giver fabrikken ét samlet svar.
• Sæt en deadline for hvert godkendelsestrin, og behandl den som en del af leveringsplanen.
• Send ét sæt prøver rundt i stedet for at sende forskellige prøver til forskellige personer.
• Registrér godkendelser skriftligt med dato og specifikationsversion.

Forsinkede godkendelser er en almindelig årsag til, at en dato ikke holder, som beskrevet i guiden om leveringstider.

Eventprogrammer har en fast deadline

En konference eller en lancering flytter sig ikke, så et eventprogram planlægges baglæns fra datoen (fremgangsmåden står i T&A-tidsplaner) og med mere buffer end en almindelig ordre: transport, toldbehandling, pakning, produktion, prøvefasen og farveudvikling skal alle have deres egen tid.

• Regn baglæns fra eventdatoen, og læg en buffer ind til toldbehandling i modtagerlandet.
• Vælg stoffer, der er til rådighed, og lagerfarver, når tidsplanen er stram, og gem kundetilpassede farver til programmer med mere luft.
• Bestil et mindre overskud i de mest brugte størrelser. Det koster mere at løbe tør til et event end at have nogle få ekstra stykker tøj.
• Bekræft leveringsadresse og modtagetider på eventstedet eller lageret i god tid, for eventsteder har ofte snævre leveringsvinduer.

Distribution og pakning

Hvordan varerne pakkes, afgør, hvor meget arbejde dit team har efter leveringen. Specificér det, før produktionen er færdig, i stedet for at sortere kartoner, når de ankommer.

Hvordan et program pakkes i kasser, mærkes og fordeles mellem adresser, er lige så meget en distributionsbeslutning som en pakkebeslutning, og mulighederne er beskrevet i guiden om mærker og emballage.

Planlæg modellen for genbestilling

Et program er et samarbejde og ikke et enkelt køb. Beslut fra starten, hvordan genbestillinger skal foregå, for det afgør stofplanlægningen og prisen.

• Planlagte genbestillinger, for eksempel to gange om året, med stof reserveret til hele programmet.
• Bufferlager, som du selv har liggende, og som fyldes op, når det kommer under et aftalt niveau.
• Ordrer efter behov, som er de mest fleksible, men også dem, hvor pris og leveringstid er sværest at forudsige.

Uanset hvad du vælger, gælder de samme minimumsmængder for genbestillinger som for første ordre, fordi hver ordre kræver sit eget stof og sin egen produktion. Se guiden om MOQ.

En realistisk plan for det første år

1. 1Definér grupper, varer og antal personer, og bekræft derefter budgettet.
2. 2Vælg stof og farvestrategi, og beslut, om en kundetilpasset farve er det værd.
3. 3Lav prøver på tøjet, og hold en prøvedag med en repræsentativ gruppe.
4. 4Fastlæg størrelsesfordelingen ud fra undersøgelsen og prøvedagen, ikke ud fra en standardkurve.
5. 5Godkend dekorationen på hver varetype med fysiske prøver.
6. 6Afgiv bulkordren, inklusive bufferlager til nyansatte.
7. 7Aftal pakning pr. adresse, og bekræft leveringsadresser og modtagetider.
8. 8Notér specifikationen, farvestandarden og de godkendte prøver til næste års genbestilling.

Voyager Textile producerer firmatøjs- og uniformsprogrammer efter specifikation til indkøbsafdelinger, klinikker, hotel- og restaurationskæder og sportsorganisationer, og vi gemmer godkendte prøver, mønstre, farvestandarder og pakkeinstruktioner, så de efterfølgende ordrer gengiver den oprindelige. Se hvem vi producerer for.