Kvanta, kostnad og tid
Slik forbereder du en forespørsel om tilbud (RFQ) på klesproduksjon
Et presist tilbud på klær krever ti opplysninger: produktet, antallet, stoffet, fargene, størrelsesfordelingen, dekoren med motivfiler, etiketter og pakking, destinasjonen, leveringsdatoen og hvem svaret skal sendes til. Sender du dette, får du en reell pris. Sender du et bilde og en målpris, får du en antakelse.
Innhold
En forespørsel om tilbud (RFQ) er et kommersielt dokument. Den forteller fabrikken hva du vil kjøpe, i hvilket antall og på hvilke vilkår, slik at fabrikken kan prise jobben og vurdere om den kan utføre den. Det er noe annet enn en tech pack, som er den tekniske beskrivelsen av selve plagget. Mange forespørsler strander fordi de inneholder det ene og ikke det andre.
Det en uklar RFQ koster, er ikke tilbudet du får, men rundene med spørsmål før det kommer, og prisjusteringen som følger når de manglende opplysningene endelig er på plass.
Hva fabrikken trenger, og hvorfor
| Opplysning | Hvorfor den trengs | Hvis den mangler |
|---|---|---|
| Produkt og referansebilder | Avgjør konstruksjon, kategori og maskinpark | Fabrikken priser et annet plagg enn det du mener |
| Antall per modell | Styrer stykkprisen og om ordren når minimumskvantumet | Det kan ikke gis noen pris i det hele tatt |
| Materialsammensetning og grammatur | Den største kostnadsposten og den viktigste kvalitetsvariabelen | Tilbudet bygger på en gjetning og vil endre seg senere |
| Farger og Pantone-referanser | Avgjør om det blir lagerfarge eller egen innfarging, og hva minimumskvantumet blir | Kostnaden og tiden for fargeutvikling kommer ikke fram |
| Størrelsesutvalg og fordeling | Påvirker stofforbruk og produksjonsplanlegging | Stoffmengden kan ikke beregnes presist |
| Dekor og motivfiler | Metode, antall farger, størrelse og antall plasseringer styrer den reelle kostnaden | Dekoren blir anslått eller utelatt fra tilbudet |
| Etiketter og pakking | Vevde etiketter, behandlingsetiketter, hangtags og kartonger er egne poster | Kostnadene dukker opp senere, og ferdige varer kan bli holdt tilbake |
| Destinasjon og Incoterm | Avgjør hva prisen omfatter | To tilbud kan ikke sammenlignes |
| Ønsket leveringsdato | Avgjør om prosjektet er gjennomførbart og om stoffet kan skaffes i tide | Du får en pris på et prosjekt som ikke kan nå datoen din |
| Kontaktperson og beslutningstaker | Godkjenninger ligger på den kritiske linjen | Prøvefasen stopper opp mens man venter på at noen skal godkjenne |
En RFQ-mal du kan sende som den er
Kopier malen, fyll inn det du vet, og merk resten som «avklares senere». Den fungerer for alle fabrikker, ikke bare for oss. Er et begrep ukjent, finner du bransjens ord forklart i ordlisten.
- Firma og kontaktperson. Firmanavn, land, kontaktperson, e-post og hvem som godkjenner prøver.
- Produkt. Hva det er, med referansebilder eller en lenke. Oppgi om du har en fysisk referanseprøve.
- Antall. Stykk per modell, og hele programmet hvis flere ordrer er planlagt.
- Stoff. Materialsammensetning og grammatur (GSM) hvis du vet det, ellers tiltenkt bruk, slik at fabrikken kan foreslå et alternativ.
- Farger. Antall fargevarianter og Pantone-referanser, eller opplys om at lagerfarger er greit.
- Størrelser. Størrelsesutvalg og fordeling per størrelse, selv om den er omtrentlig.
- Passform. Regular, oversized eller slim, og de viktigste målene hvis du har dem.
- Dekor. Metode hvis den er bestemt, motivfiler, størrelse på trykk eller broderi og plasseringer.
- Etiketter og pakking. Vevd nakkeetikett, behandlingsetikett, størrelsesetikett, hangtag, polybag per plagg og krav til kartonger.
- Etterlevelse av regelverk. Eventuelle påkrevde sertifiseringer, testrapporter eller merking for bestemte markeder.
- Destinasjon og vilkår. Leveringsby og land, og hvilken Incoterm du foretrekker.
- Tidsplan. Datoen varene må være framme, ikke datoen de bør sendes.
- Budsjett. En målpris hvis du har en, ærlig beskrevet som et mål og ikke som en grense.
Stiller programmet ditt krav til kjemikalier med restriksjoner, så send dem med forespørselen og ikke etter prøven. Send din egen liste med versjonsnummer, ikke en generell beskjed om at varene skal oppfylle kravene. Hva et slikt krav må inneholde, står i kjemisk etterlevelse.
Slik snakker du om målpris uten å ødelegge tilbudet
En målpris er nyttig informasjon, fordi den forteller fabrikken hvilket stoff og hvilken konstruksjon den bør foreslå. Den virker mot sin hensikt når den legges fram som et fast tak uten rom for endringer i spesifikasjonen. En fabrikk som vil ha oppdraget, når da tallet ved å endre noe, som regel stoffets vekt eller kvalitet, og det er ikke sikkert du merker det før varene kommer.
Formuler det heller slik: dette er målprisen vår, fortell oss hvilken spesifikasjon som når den og hva vi da gir avkall på. En seriøs fabrikk svarer ærlig, og svaret er ofte mer nyttig enn prisen. Kostnadsguiden forklarer hvilke poster som faktisk endrer seg.
Slik sender du motivfiler riktig
Motivfilene er en vanlig kilde til forsinkelser i tilbudsarbeidet. Til silketrykk må fabrikken vite antall farger, broderi må digitaliseres, og sublimering krever filer som er lagt opp etter panelene i snittet. En JPEG hentet ut av en presentasjon kan ikke prises presist for noen av metodene.
Send vektorfiler der de finnes, med fonter konvertert til kurver, og oppgi den fysiske trykkstørrelsen og plasseringen i stedet for bare å vise dem på en tegning. Alle krav per metode står i guiden til motivfiler.
Når du sender samme RFQ til flere fabrikker
- Send nøyaktig det samme dokumentet til alle. Enhver forskjell gjør tilbudene umulige å sammenligne.
- Oppgi Incoterm og destinasjon, slik at alle prisene gjelder samme leveringssted.
- Be hver fabrikk oppgi materialsammensetningen og grammaturen den har priset.
- Spør hva som ikke er med, og særlig om prøver, rammer til silketrykk, digitalisering, etiketter og pakking kommer i tillegg.
- Be om priser på ditt målantall og på ett trinn over og under det.
- Noter hvilke fabrikker som stilte spørsmål. Det er et kvalitetstegn, ikke en forsinkelse.
Slik ser et godt tilbud ut når det kommer tilbake
- Materialsammensetning og vekt står eksplisitt, ikke beskrevet som «tilsvarende» eller «likeverdig».
- Plaggpris, dekor og pakking står som egne linjer.
- Engangskostnader som silketrykkrammer, digitalisering og prøver er merket som engangskostnader.
- Antallet, størrelsesfordelingen og antall farger prisen bygger på.
- Incoterm og leveringssted.
- Leveringstiden er delt opp i prøvefase og bulkproduksjon, ikke oppgitt som ett tall.
- Gyldighetsperiode, siden materialprisene endrer seg.
Er tilbudet ett enkelt tall uten underlag, så be om en oppstilling av prisen før du sammenligner det med noe annet. En leverandør som ikke kan bryte ned prisen, har ikke regnet den ut.
Etter tilbudet
Blir tilbudet akseptert, går den kommersielle delen videre til selve ordren: hva innkjøpsordren må inneholde, og hvilke betalingsvilkår den fastsetter.
Neste steg er som regel en prøve, og RFQ-en blir referansen for den. Hvordan prøven faktureres, og hvorfor den ikke koster bulkstykkprisen ganget med én, står i hva som bestemmer prisen på en prøve. Hold én datert versjon av dokumentet, og før inn alle endringer som avtales på e-post, mot den. Vanen koster ingenting nå og hjelper med å løse tvister senere, særlig når det samme produktet blir etterbestilt et år etter av noen som ikke var med i den opprinnelige dialogen.
Tilbudsskjemaet hos Voyager Textile er bygget rundt denne listen, og vi regner med at noe mangler. Ligger en referanse i katalogen vår nær det du vil ha, er artikkelkoden ofte den raskeste måten å definere konstruksjonen på.
Spørsmål innkjøpere stiller
Hvilke opplysninger trenger en klesfabrikk for å gi meg en pris?
Som minimum: produktet, antallet, stoffet eller tiltenkt bruk, fargene, størrelsesfordelingen, dekoren, destinasjonen og leveringsdatoen. Alt annet gjør tilbudet mer presist. Uten antall og stoff finnes det ingen presis pris.
Kan jeg få et tilbud uten tech pack?
Ja. Referansebilder, ønskede mål og en tydelig beskrivelse er nok til et første tilbud, og fabrikken kan fortelle deg hva den trenger før prøvefasen. En tech pack gjør tilbudet mer presist og den første prøven mer treffsikker. Se hva en fabrikk faktisk trenger.
Bør jeg fortelle fabrikken målprisen min?
Ja, som et mål og ikke som en grense, og spør hvilken spesifikasjon som når den. Da foreslår fabrikken åpent en vei til tallet ditt, i stedet for å redusere stoffvekten eller kvaliteten på tilbehøret i det stille for å nå det.
Hvor lang tid bør et tilbud ta?
For en komplett RFQ som regel noen få arbeidsdager. Lenger når stoffet må skaffes eller prises, når dekoren er uvanlig, eller når fabrikken må sjekke kapasiteten for et stort program. Ufullstendige forespørsler tar lengst tid, fordi spørsmålene kommer først.
Bør jeg sende samme RFQ til flere produsenter?
Ja, og send den uendret, slik at svarene kan sammenlignes. Sammenlign stoffspesifikasjon, hva som er inkludert og Incoterm før du sammenligner pris, og la kvaliteten på spørsmålene fra hver fabrikk telle med i vurderingen.
Hva er forskjellen på en RFQ og en tech pack?
En RFQ er kommersiell: antall, farger, størrelser, pakking, destinasjon og datoer. En tech pack er teknisk: konstruksjon, mål, materialer og detaljer om ferdigstilling. Fabrikker trenger begge, og RFQ-en kommer som regel først.
Send forespørselen og se hva du får tilbake
Bruk listen over, fyll inn det du vet, og merk resten som «avklares senere». Trenger programmet sertifisert materiale, står linjene som kravet legger til, i kontroll av sertifiseringspåstander, og pakkeopplysningene et tilbud trenger, står i pakkespesifikasjon. Vi svarer med et tilbud bygget opp linje for linje, og med de konkrete spørsmålene som trengs for å gjøre det presist.
Send forespørsel om tilbud
