Att läsa en fabriksrevisionsrapport, och vad korrigerande åtgärder betyder

Börja med slutsatsen, eftersom den går emot intuitionen. Avvikelser i en revisionsrapport är inte ett dåligt tecken. Metodikerna är utformade för att identifiera var förbättring behövs och dokumentera vad som händer härnäst, så en rapport som listar avvikelser tillsammans med pågående åtgärder är ett tecken på att systemet fungerar. En tom rapport, från en anläggning som reviderades i korthet för två år sedan med en snäv omfattning, säger dig betydligt mindre.

Det som följer är den ordning det är värt att läsa i. De första sex stegen handlar om att fastställa vad dokumentet faktiskt är, och det är där många felläsningar uppstår; först därefter spelar innehållet roll.

Fastställ vad du håller i handen

1. 1Vilken metodik eller standard. En revisionsrapport, ett uppföljningsresultat och ett certifikat är olika instrument, som beskrivs på hubbsidan om fabriksrevisioner. Identifiera vilket det är innan du drar någon slutsats av det.
2. 2Vilken anläggning. Stäm av adress och juridisk person mot den anläggning där dina varor ska tillverkas. Det är vanligt att en koncern driver flera anläggningar, och en bedömning av en av dem är inte belägg om en annan.
3. 3När den genomfördes. Inte när dokumentet utfärdades eller skickades till dig.
4. 4Vem som genomförde den. För SMETA måste det vara ett Sedex-godkänt Affiliate Audit Company; för en certifiering ett certifieringsorgan ackrediterat för den standarden. En bedömning av en organisation utanför det relevanta systemet kan vara ett seriöst arbete men är inte det den presenteras som.
5. 5Vilken omfattning som bedömdes. En snävare omfattning är inte ett underkännande på de områden den inte täckte; de områdena granskades inte. Att veta vilket som är vilket förebygger både falskt alarm och falsk trygghet.
6. 6Om den var föranmäld, delvis föranmäld eller oanmäld, där systemet registrerar det, eftersom det påverkar hur bedömningen bör vägas.

Läs sedan avvikelserna

Avvikelser är iakttagelser mot metodikens kriterier. Systemen använder egen terminologi för att kategorisera dem, och terminologierna går inte att översätta rakt av till varandra, så läs de kategorier rapporten själv använder i stället för att översätta dem till ett allmänt schema med större och mindre avvikelser lånat från något annat håll.

Det som är värt uppmärksamhet är arten av det som hittades, inte antalet. En anhopning av avvikelser inom ett område tyder på ett systematiskt problem; spridda administrativa avvikelser tyder vanligtvis på något annat. Avvikelser som rör grundläggande rättigheter i arbetslivet tillhör en annan allvarskategori än luckor i dokumentationen, och varje inköparpolicy värd namnet skiljer mellan dem.

Cykeln av korrigerande åtgärder

Den cykel en avvikelse är tänkt att gå igenom. Det en inköpare bedömer är om den verkligen rör sig genom cykeln, inte om det finns avvikelser.

En plan för korrigerande åtgärder dokumenterar vad som hittades, vad som ska göras åt det, till när och av vem. Där systemet registrerar åtgärdsarbetet formellt är planen och hur den fortskrider en del av dokumentationen, inte ett sidospår.

Att läsa den väl betyder att se längre än till om åtgärderna är öppna. De frågor som verkligen säger något är om en grundorsak identifierades i stället för bara ett symtom, om åtgärden riktar sig mot den orsaken, om det finns en tidsfrist och om den har hållits, och om belägg för genomförandet har lämnats och godtagits. En åtgärd som avslutats med belägg är en starkare signal än en åtgärd som aldrig togs upp.

Det är på den fjärde raden verkliga problem oftast kommer upp till ytan. En enskild avvikelse är ett ögonblick; samma avvikelse i tre bedömningar i rad är ett mönster, och det syns bara om en inköpare tittar på mer än den senaste rapporten. Samma skillnad mellan enskild händelse och mönster gäller för produktions- och leveransprestation, och den beskrivs i uppföljning av leverantörens prestation.

Ett genomarbetat exempel

Ett konstruerat scenario, inte ett verkligt fall. En inköpare får en rapport daterad för arton månader sedan, som visar flera avvikelser med korrigerande åtgärder som fortfarande är registrerade som öppna.

Instinkten är att betrakta det som en varningsflagga. Det bättre svaret är en kort lista med frågor. Har en senare bedömning ägt rum, och vad visade den? Vilken är den aktuella statusen för de åtgärderna, och finns det belägg för genomförande? Sattes tidsfrister, och hölls de? Accepterar inköparens egen policy en bedömning av den här åldern? Och stämmer anläggningen i rapporten med den anläggning ordern skulle produceras i?

Beroende på svaren stöder samma dokument ganska olika slutsatser. Det är poängen: rapporten är ett underlag för en bedömning, inte själva bedömningen.

Vad du kan begära, och vad du inte kan förvänta dig

Det du inte kan förvänta dig är ett offentligt dokument. Rapporter i de här systemen delas genom det system som tog fram dem, enligt dess regler, och ofta på villkor som avtalats mellan anläggningen och inköparen. En leverantör som inte kan mejla en rapport till en förfrågan i ett tidigt skede följer i allmänhet systemets regler snarare än undviker frågan, och den framkomliga vägen är att komma överens om hur delningen ska ske i stället för att kräva en bilaga.

Vad rapporten inte kan säga dig

Tre begränsningar är värda att hålla fast vid, eftersom de avgör var den tillbörliga aktsamheten fortsätter efter att läsningen är klar.

• Den beskriver anläggningen de dagar bedömningen pågick. Den är inte ett uttalande om förhållandena i dag, och ingen metodik påstår något annat.
• Den täcker den omfattning som bedömdes. Processer utanför den omfattningen, inklusive steg hos underleverantörer beroende på upplägget, granskades inte.
• Den är enbart belägg om socialt ansvar. Den säger ingenting om huruvida varorna kommer att överensstämma med en specifikation, vilket är det kvalitetskontroll handlar om, och ingenting om vad ett material är, vilket är det certifierade material handlar om.

En revisionsrapport är inte heller ett avgörande av att en rättslig skyldighet till tillbörlig aktsamhet har fullgjorts. Den är ett underlag bland andra, och vad som uppfyller ett visst myndighetskrav eller kundkrav bedöms mot det kravet, inte mot att det finns en rapport.

Läst på det sättet gör dokumentet det det är avsett att göra. Det ger en inköpare en strukturerad, oberoende redogörelse för en anläggning vid ett givet tillfälle, och en dokumentation av vad som görs åt det som hittades. Det är verkligt användbart, och det är avsevärt mer användbart än ett certifikat som inte finns.