Så kvalificerar och godkänner du en klädleverantör

Frågan som blottlägger hur en leverantör egentligen godkändes är tråkig och verkningsfull: vilka belägg har vi, och vad är de belägg för? Mycket ofta är svaret en revisionsrapport om arbetsvillkor, ett certifikat om ett ledningssystem och ett provplagg som kom tillbaka snyggt, tre dokument som tillsammans säger nästan ingenting om huruvida tiotusen plagg kommer att anlända korrekta om elva veckor.

Sex steg som inte är varandra

Ett tankeverktyg för inköpare, inte en branschstandard. Uppstarten gör ett godkännande operativt; den skapar inget godkännande.

Två skillnader till är värda att göra från början. Urvalet är beslutet om vilken kandidat som ser bäst ut; godkännandet är beslutet om beläggen stöder att de används, och till vad. Och de aktiviteter som skapar belägg, som en revision, ett besök, ett provplagg eller en dokumentgranskning, är inte i sig ett godkännande. De är indata till ett beslut som någon fortfarande måste fatta.

Vad varje sorts belägg faktiskt bevisar

Varje källa besvarar bara den fråga som ligger inom dess egen omfattning. Ingen av dem är beslutet.

Inget av detta är ett argument mot revisioner eller certifiering. En revisionsrapport är verkligt informativ när du väl vet vilken omfattning den hade, och hur du läser en behandlas i att läsa en revisionsrapport. Poängen är snävare: varje källa besvarar den fråga den är byggd för, och att lägga flera av dem på varandra ger inget svar på en fråga ingen av dem ställde.

Godkänd för vad?

”Godkänd leverantör” utan angiven omfattning är nästan meningslöst. Det är ingen oberoende certifiering och ingen tredje part utfärdar det. Det är en intern status som en inköpare beviljar för sina egna syften. Samma fabrik kan vara godkänd av en inköpare och inte av en annan, och godkänd av en inköpare för en sak och inte för en annan. Att godkänna en organisation godkänner inte heller de delar den levererar: det är ett eget lager, som beskrivs i tillbehör och komponenter. Produktsäkerhetskontroller som nålkontroll och metalldetektion är ytterligare en kompetens att bedöma på sina egna villkor.

Ett godkännande på en bredare nivå följer inte med ned till en smalare. Varje godkännande behöver inte varje nivå.

• Företag är inte anläggning. En leverantör kan driva flera fabriker, en separat provavdelning, en extern färdigställningsenhet och sömnad hos underleverantörer. Att godkänna den juridiska personen fastställer inte att varje fysisk anläggning är likvärdig, även om det är oproportionerligt för de flesta program att kräva formellt godkännande anläggning för anläggning överallt.
• Anläggning är inte produkt. En anläggning som tillskär och syr jersey bra är inte därmed kvalificerad för sömtätade ytterplagg, strukturerade skräddade plagg eller certifierad skyddsutrustning. Det är andra maskiner, andra operatörer och annan processtyrning.
• Produkt är inte process. En fabrik kan tillverka plagget och skicka brodyret, trycket, färgningen, tvätten eller sömtätningen någon annanstans. Där en kritisk process ligger utanför den godkända anläggningen är det värt att veta om det.
• Programmet lägger till krav. En inköpares egna krav på regelefterlevnad ligger ovanpå alltihop, och det är det lager som oftast upptäcks sent.

Vad som faktiskt tillverkas var

Att lägga ut arbete är normalt och är inget problem i sig. Mycket få klädfabriker stickar sitt eget tyg, färgar det och kör varje dekorations- och beredningsprocess i egen regi, och en leverantör som styr bra externa partner kan ge bättre resultat än en som insisterar på att göra allt dåligt. Frågan är insyn, inte utläggning.

• Var sker tillskärningen, och var sker sömnaden?
• Sker dekorationen i egen regi, och vilka tekniker?
• Var stickas eller vävs tyget, och var färgas det?
• Läggs tvätt, sömtätning eller någon specialiserad beredning ut?
• Var sker slutpackningen?
• Vilka av dem ligger på en annan anläggning än den du bedömde?

Skälet till att detta hör hemma i kvalificeringen snarare än i ett frågeformulär är att svaren definierar vad som faktiskt godkändes. Är ett program beroende av en viss anläggning, process eller efterlevnadsstatus, och produktionen senare flyttas utan att det granskas, beskriver godkännandet inte längre vad som sker. Hur det hanteras när produktionen väl är igång hör hemma i den skriftliga överenskommelsen, som behandlas i kvalitetsavtal med leverantörer.

Kapacitet: verifierad, inte reserverad

En angiven månadsvolym är en beskrivning av en fabrik. Kvalificeringen lägger till en andra fråga, inte bara om volymen finns, utan om den finns för den här produkten.

• Produktspecifik genomströmning. En enkel t-shirt och en fodrad, dekorerad jacka löper inte i samma takt på samma golv, så en rubriksiffra säger lite om din modell.
• Tillgång till relevanta maskiner och processer, snarare än totalt antal maskiner.
• Den normala beläggningen, och hur säsongstoppen ser ut, eftersom kapacitet en lugn månad är inte kapacitet den månad du behöver den.
• Beroendet av material uppströms, som oftast är den verkliga begränsningen snarare än sömnadsminuterna.
• Kapacitet hos underleverantörer, som kan delas med andra kunder på sätt ingen har insyn i.

Utveckling, och var produktgodkännandet sitter

För kundanpassade kläder ingår nästan alltid något utvecklingsarbete i kvalificeringen, men det är värt att vara exakt med vad det visar. Ett provplagg bevisar att den här leverantören, i sin provavdelning, tillverkade den här artikeln en gång. Det är verklig information och det är inte beredskap för bulk.

• Vad varje provstadium bevisar är redan definierat i provframtagningsprocessen, och den här guiden definierar inte om det.
• Ett förproduktionsprov ligger närmare sanningen än ett utvecklingsprov, eftersom det görs i bulkmaterial på den tänkta vägen.
• En pilotorder eller en första liten produktionsomgång prövar bulklinjen snarare än provavdelningen, och säger mer om repeterbarhet än något provplagg kan. Den kostar också riktiga pengar och är inte rimlig för varje program.
• Vissa inköpare behandlar den första bulkordern som ett skede med tätare uppföljning. Det är ett rimligt angreppssätt och det är ingen regel, och den här guiden föreskriver ingen kontrollnivå för det.

Ett godkännande är ett läge, inte en utmärkelse

Det hjälper att ha ord för att leverantörer befinner sig på olika punkter. Uppsättningen nedan är ett tankeverktyg för inköpare snarare än en branschstandard, och ingenting i den bör utformas som ett certifikat.

• Inte bedömd. Känd, men inget är fastställt.
• Under kvalificering. Belägg samlas in; ännu inget beslut.
• Villkorat godkänd. Användbar inom en definierad omfattning med bestämda öppna punkter, som en lucka i materialbelägg, en validering av packningen eller en överenskommen åtgärd. Huruvida produktion får fortsätta med ett öppet villkor beror på vad villkoret är; vissa villkor bör stoppa en order och vissa bör inte det.
• Godkänd för en definierad omfattning. Det normala läget, och omfattningen är själva innehållet i det.
• Tillfälligt stoppad eller under granskning. Något har ändrats, eller prestationen har gjort det.

Inget av dessa bör antyda en permanent egenskap hos fabriken. Ett godkännande blir inaktuellt, och oftast för att något har ändrats snarare än för att tid har gått: en produktionsanläggning flyttas, ägandet eller ledningen byts, en kritisk process läggs ut på ett annat sätt, en materialkälla byts, ett efterlevnadsdokument går ut, produktomfattningen utvidgas, eller prestationen försämras på ett sätt som inte har åtgärdats.

Uppstart: att göra ett godkännande operativt

När en leverantör väl är godkänd börjar ett separat och betydligt mer vardagligt arbete: att se till att båda sidor vet hur de ska arbeta tillsammans på rätt sätt. Det är ingen kompetensfråga och det bör inte upprepa kvalificeringen.

Vad ett register bör dokumentera

Om godkännanden skrivs ned över huvud taget, dokumenterar den användbara varianten omfattningen snarare än en statusflagga. En lista över leverantörsnamn med en bock bredvid besvarar ingen fråga någon faktiskt har.

Innan den första bulkordern

När den första ordern väl har levererats ändras frågan igen. Uppföljning av prestationen tar över, det vill säga vad som faktiskt hände mot avtalade krav, och den behandlas i uppföljning av leverantörens prestation. Godkännandet är det som lät leverantören börja; prestationen är det som säger om beslutet var rätt, och den bör återkopplas till omfattningen snarare än ligga i en annan pärm.