Slik styrer du leverandørrisiko i innkjøp av klær

Spørsmålet som avslører dette raskest, er ikke strategisk. Det er: hva skjer hvis fabrikken din ringer i morgen og sier at den ikke kan sende neste ordre? Mange innkjøpsfunksjoner har et svar på det, og mange av svarene viser seg å være et navn og ikke en rute.

Risiko er ikke ytelse

De to blandes stadig sammen, og de svarer på ulike spørsmål. Ytelse er det som allerede har skjedd målt mot avtalte krav: kvalitet, levering, dokumentasjon, korrigerende tiltak og kommersiell gjennomføring. Den kan måles fordi hendelsene ligger bak oss, og den er dekket i oppfølging av leverandørytelse.

Risiko handler om hva som kan avbryte eller svekke forsyningen fremover. Den måles ikke ut fra historikk, og den blir ikke mindre fordi forrige kvartal gikk bra. En leverandør med plettfri historikk kan hvile på én stoffprodusent for et spesialutviklet stoff, ett nominert tilbehør og ett trykkeri, og være én telefonsamtale fra stopp. Historikken sier ingenting om det.

Der forsyningen faktisk stopper

Den nyttige analysen er ikke «hvor risikabel er denne leverandøren», men «hvilken konkret ting måtte svikte, og hva ville vi gjort». Åtte grupper dekker mange klesprogrammer, og de holdes adskilt fordi hver av dem svikter på sin måte og ingen av dem løses av svaret på en annen.

To leverandører, én avhengighet

Dette er et sentralt poeng om risiko i innkjøp av klær, og det er grunnen til at antall leverandører er et dårlig mål på robusthet.

Å duplisere leverandøren for cut-and-sew løser ingenting for laget under.

To fabrikker som lager den samme hettegenseren, ser ut som spredning på en leverandørliste. Hvis begge kjøper det samme spesialfargede stoffet fra én stoffprodusent, bruker den samme nominerte glidelåsen eller sender plaggene til det samme trykkeriet, har programmet ett enkelt sviktpunkt med to fakturaer knyttet til seg.

Geografisk spredning fortjener den samme skepsisen. To fabrikker i ulike land er virkelig mindre utsatt for en regional forstyrrelse, men ikke mindre utsatt i det hele tatt for en komponent som begge importerer fra én leverandør. Spredning på flere land har også sine egne kostnader: ulike leveringstider, ulike minimumskvanta, ulike kvalitetsnivåer og en endret tollsituasjon. Å flytte produksjonen over en grense kan endre plaggets opprinnelse fullstendig, som beskrevet i opprinnelsesland.

Kapasitet er en beskrivelse, ikke en reservasjon

En fabrikk som oppgir en månedlig kapasitet, beskriver hva produksjonsstedet kan kjøre. Den holder ikke av det volumet til deg, og at en leverandør teknisk sett er i stand til noe, er ikke det samme som at den er tilgjengelig den måneden du trenger den.

• Ordreboken avgjør tilgjengeligheten, og den endrer seg hele tiden. En leverandør med ledig plass i mars kan ha ingen i august.
• Kapasitet avhenger av produktet. En enkel T-skjorte og en dekorert teknisk jakke går ikke i samme tempo på samme linje, så et overordnet tall sier lite om ditt program.
• Leveringstiden på materialer er som regel den egentlige begrensningen, ikke syminuttene. En fabrikk som er ledig i morgen, men mangler stoff, er ikke tilgjengelig. Hva som faktisk styrer en tidsplan, står i leveringstider i produksjonen.
• Beredskapen forfaller. En leverandør som ble kvalifisert i fjor, kan ha fått nye folk, materialer, priser eller ny dokumentasjon for regeletterlevelse siden, så en beredskap som er bekreftet én gang, er ikke en bekreftet beredskap.

Noen innkjøpere løser dette kommersielt, gjennom avtaler om tildeling eller reservasjon inngått på forhånd. Om det er tilgjengelig og hva det koster, er et forhandlingsspørsmål og ikke et standardprodukt, og denne guiden foreskriver ingen slik avtale. Hva vekst generelt gjør med kapasiteten, står i oppskalering av produksjonen.

Kan produktet faktisk flyttes?

Den billigste robustheten mange innkjøpere har tilgang til, har ingenting med leverandører å gjøre. Det er å vite om informasjonen som trengs for å lage produktet på nytt, finnes et sted du når, i gjeldende versjon.

Her ligger det to praktiske feller. Den første er versjonsglidning: en reserveleverandør som jobber ut fra en to år gammel tech pack, vil trofast gjenskape et produkt du har sluttet å selge. Den andre er det den nåværende leverandøren vet som ikke står i noe dokument: hvordan stoffet oppfører seg, hvor målene flytter seg, og syrekkefølgen som til slutt løste et gjentakende problem. En ny leverandør arver ingenting av dette, og det er derfor ekte kvalifisering handler om å lage noe og ikke om å motta en fil.

Hva som gjør en alternativ leverandør reell

Et begrepsmessig rammeverk for innkjøpere, ikke en bransjestandard eller en sertifisering.

Gapet mellom andre og fjerde trinn er der beredskapsplaner svikter i det stille. En leverandør som har gitt et tilbud, svart på en e-post eller står i en database, er identifisert. Det er et utgangspunkt, ikke en reserve.

• Godkjent generelt er ikke godkjent for dette. En fabrikk kan være en helt god leverandør og likevel aldri ha laget dette stoffet, denne passformen, denne dekoren eller denne regulerte kategorien. Hva en godkjenning faktisk bygger på, står i kvalifisering av leverandører.
• Utviklingsarbeid er det som lukker gapet. Avhengig av produktet kan det være en prøve, et size set, en materialtest, en prøvebrodering eller en kontroll av pakkingen. Se prøveprosessen for hva hvert trinn beviser.
• En pilotordre beviser mer enn en prøve, fordi den setter bulklinjen på prøve og ikke prøveavdelingen. Den koster også ekte penger, og den står ikke i forhold til nytten i alle programmer.
• Beredskap og aktiv bruk er ulike ordninger. En leverandør som holder seg klar uten løpende ordrer, glir ut; en som kjører reelt volum, holder seg kjent med produktet, men deler programmet, med konsekvensene som er beskrevet i dual sourcing.

Materialer, erstatninger og likeverdighet

Materialavhengigheten er den som overlever duplisering av leverandører, så den er verdt å løse for seg. Noen innkjøpere vurderer et alternativt stoff eller tilbehør på forhånd mens det ikke er noe press. Det er fornuftig i noen programmer og uforholdsmessig i andre, og det er ikke en universell anbefaling.

Spesialutviklede stoffer og lagerstoffer svikter også ulikt. En spesialutviklet kvalitet har minimumskvanta hos stoffprodusenten, utviklingstid og fargetilpasning, så å erstatte den er et prosjekt. Et lagerstoff er lettere å skaffe fra en ny kilde, men er likevel ikke automatisk utskiftbart mellom leverandører. Farge er en egen avhengighet: en spesialfarge som gjenskapes hos en annen stoffprodusent, er en ny fargetilpasning, og mekanikken står i fargeavvik mellom fargepartier.

Regeletterlevelse kan stoppe aktiveringen

En beredskapsløsning som ikke kan sende varer, juridisk eller etter avtalen, er ingen beredskapsløsning, og dette oppdages som regel sent fordi det ikke åpenbart er noens jobb.

• En sosial eller etisk revisjon sier ingenting om produktberedskapen. Den tar for seg arbeidsforholdene og styringssystemene på stedet, ikke om dette plagget kan lages riktig. Se slik leser du en revisjonsrapport fra en fabrikk.
• Sertifiserte materialkjeder følger ikke med ordren. Hvis et program er avhengig av et sertifisert materiale, trenger den alternative ruten sin egen gyldige dokumentasjon; se kontroll av sertifiseringspåstander.
• Testdokumentasjon er knyttet til det som ble testet. En rapport på én leverandørs stoff dekker ikke automatisk en annens, og om den fortsatt gjelder, må vurderes og ikke antas.
• Regulerte produkter har mer å ta hensyn til. Der det finnes samsvarsdokumentasjon for et verneprodukt eller et annet regulert produkt, kan en endret produksjonsrute berøre den dokumentasjonen.

Hvor lang tid ville det faktisk ta?

En nyttig ramme er en sammenligning og ikke et tall: hvor lenge virksomheten kan fortsette å levere mens en kilde er ute, sammenlignet med hvor lang tid et alternativ faktisk ville bruke på å komme i gang. Forsyningen fortsetter der det andre er kortere enn det første. Ingen av tallene trenger å regnes ut nøyaktig for at sammenligningen skal være nyttig. Det som betyr noe, er at begge er tenkt gjennom.

Ingen varigheter er oppgitt: hver av dem avhenger av programmet.

Hold logistikk adskilt fra produksjon i denne analysen. En leverandør kan bli ferdig i tide og likevel ikke rekke leveransen på grunn av et problem i havn, hos transportøren eller i tollen, og å behandle hver transporthendelse som en svikt i leverandørens kontinuitet gir et skjevt bilde, og et urettferdig et.

Når du bør aktivere, og hva du kan gjøre i stedet

Én forsinket ordre hører som regel hjemme i boksen til venstre. Boksen i midten fungerer bare hvis forberedelsene allerede er gjort.

Det finnes ingen universell utløser, og å finne på terskler her ville vært verre enn å ikke ha noen. Det som virkelig peker mot aktivering, er en bekreftet manglende evne til å levere et nødvendig volum, et materiale som ikke kan skaffes, et produksjonssted som har stoppet, eller et mønster av uløst svikt som korrigerende tiltak ikke har rikket. En enkelt forsinket levering peker et helt annet sted. Den eskaleringen beskrives i leverandørytelse, og denne guiden tar over der den slutter.

En tankegang som gjør reell skade, er å behandle forbedring og beredskap som et valg. De er separate aktiviteter med ulike formål, og en innkjøper kan utvikle den nåværende leverandøren og samtidig i det stille kvalifisere et alternativ. Der en aktivering blir en permanent flytting og ikke en midlertidig, er selve overføringen en annen øvelse med sin egen rekkefølge, dekket i slik flytter du produksjonen til en ny produsent.

Et register som er verdt å føre

Dokumentet som gjør dette konkret, er kort. Én rad per avhengighet som faktisk ville stoppet forsyningen, med det som finnes mot den. Ingen poeng, ingen sannsynligheter, ingen fargekoder.

Hvor kritisk noe er, handler ikke bare om volum. En fast lanseringsdato, et sesongvindu, en kontraktsfestet levering, et regulert produkt eller et materiale som er vanskelig å erstatte, kan alle gjøre et lite program mer utsatt enn et stort helårsprogram. Et arrangements- eller kampanjeprogram der datoen ikke kan flyttes, er det tydeligste tilfellet: tiden det tar å komme i gang igjen, betyr særlig mye der, fordi en forsinket levering i praksis er det samme som ingen levering.

Før du kaller en leverandør en reserve

Det nyttige resultatet av listen er ofte ikke en plan, men en ærlig omklassifisering. En leverandør som ikke består halvparten av spørsmålene, er en kandidat verdt å utvikle, og det er nettopp det å kalle den en beredskapsløsning i mellomtiden som skaper eksponeringen.