Cajas, surtidos y marcas de envío
Una caja es una decisión sobre lo que va dentro y una decisión sobre lo que va escrito fuera, y ambas se especifican por separado. Equivocarse en la primera genera trabajo en un almacén; equivocarse en la segunda puede impedir que la mercancía llegue siquiera a recepcionarse.
Contenido
Todo lo anterior se refiere a prendas individuales. A partir de aquí la cuestión es cómo se agrupan esas piezas, porque eso decide con qué rapidez puede ubicarlas la operación de recepción y cuánta manipulación necesita la mercancía antes de llegar a un estante.
De una referencia o surtida
La primera decisión es si una caja contiene una sola cosa o varias. Una caja de una sola referencia contiene una única combinación de modelo, color y talla. Una caja surtida contiene una combinación definida.
La palabra definida tiene aquí mucho peso. Surtida nunca significa una selección aleatoria hecha en la mesa de embalaje, y una especificación que dice «mixta» sin indicar la combinación no ha especificado nada. Alguien decidirá la proporción, y será quien esté embalando.
| Caja de una referencia | Caja surtida | |
|---|---|---|
| Contiene | Un modelo, un color y una talla | Una combinación indicada de tallas, y a veces de colores o modelos |
| Recepción | Sencilla: un escaneo, una ubicación | Más manipulación, ya que el contenido se reparte a la llegada |
| Encaja con | Centros de distribución que desagrupan la mercancía y la reparten después | Entrega directa a un punto que venderá toda la caja |
| Esfuerzo de embalaje | Menor | Mayor, y más propenso a errores si la combinación es compleja |
Ninguna es mejor en abstracto. La respuesta correcta depende de lo que le ocurre a la caja después de llegar, y por eso esta decisión corresponde al comprador y no a la fábrica.
Prepacks
Un prepack es un surtido que se define una vez y se repite como unidad, de modo que una caja se convierte en una cantidad conocida y no en un contenedor que hay que inventariar. Cuando un minorista reparte la mercancía entre muchos puntos de venta, un prepack permite que cada uno reciba una distribución de tallas razonable sin que nadie tenga que prepararla.
Un surtido, definido
Solo ilustrativo. No existe una proporción estándar, y las cifras que aparecen aquí son un ejemplo y no un valor por defecto. La combinación adecuada depende de cómo se vende realmente una gama.
La proporción en sí es una decisión comercial basada en datos de ventas, y normalmente da más peso a las tallas centrales de la gama porque es donde a menudo se concentran las ventas. Quien ofrece una proporción universal está describiendo una convención y no un hecho, y aplicar la proporción de otro a una clientela distinta lleva el stock equivocado a los lugares equivocados.
La última línea es la que se olvida. Un programa con tres tipos de prepack distintos necesita que la marca los distinga, o la operación de recepción tendrá que abrir las cajas para saber qué tiene.
Cuánto va en una caja
En confección no hay una cantidad estándar, ni un tamaño de caja estándar, ni un límite de peso estándar. Los determina un conjunto de limitaciones que compiten entre sí, y el equilibrio varía según el producto y el programa.
- El volumen de la prenda doblada y embolsada, y por eso una prenda de felpa y una camiseta de la misma talla no se embalan igual
- Las dimensiones de la caja, cuando el comprador o el programa las han fijado
- Cualquier límite de peso impuesto por el comprador, el almacén o el transportista, que debe indicarse y no darse por supuesto
- Cuánta compresión tolera la mercancía antes de que se resienta la presentación
- El surtido, ya que el contenido de una caja mixta lo fija la proporción y no lo que quepa
Conviene plantear expresamente los límites de peso. Muchas operaciones de recepción y muchos transportistas imponen uno por motivos de manipulación manual, y es una limitación real y no una preferencia, pero la cifra es suya. Una especificación que lo omite deja que la fábrica embale por volumen, lo que puede dar una caja que nadie en destino esté dispuesto a levantar.
Marcas de envío
Una marca de envío (shipping mark) es la identificación legible por personas impresa o etiquetada en el exterior de una caja. Existe para que las personas puedan identificar una caja sin abrirla ni escanear nada.
Dos etiquetas, dos finalidades
Campos ilustrativos. Una marca de envío y una etiqueta logística basada en normas pueden aparecer en la misma caja y no son lo mismo.
| Campo | Por qué se pide |
|---|---|
| Destinatario o cliente | Dirigir la caja a la parte correcta |
| Número de orden de compra | Cuadrar la recepción con el pedido |
| Modelo, color y talla | Identificar el contenido sin abrir la caja |
| Cantidad | Comprobar la caja frente al packing list |
| Número de caja, como recuento dentro del envío | Confirmar a la llegada que no falta nada |
| Destino | Cuando un envío se reparte entre varios puntos |
| Peso bruto y neto, y dimensiones | Transporte y manipulación en almacén |
Una marca de envío no es una etiqueta logística
Esta distinción causa problemas reales porque ambas cosas van en la misma caja y ambas parecen etiquetas.
Una marca de envío es información dirigida al comprador en el formato que este especifique. Una etiqueta logística GS1 es una etiqueta basada en normas cuyo elemento definitorio es un SSCC que identifica esa unidad logística concreta, y todo lo demás que lleva es opcional según la especificación. Una es una instrucción comercial; la otra es una norma de identificación.
Así que una caja puede llevar una marca de envío y ninguna etiqueta logística, ambas o, en algunos programas, solo una etiqueta logística. Lo que no puede hacer es cumplir el requisito de una aportando la otra. La parte de identificación se explica en GTIN, SSCC y etiquetas logísticas.
Numeración de cajas y conciliación
Numerar las cajas como un recuento dentro de un envío permite a la operación de recepción confirmar que ha llegado todo sin contar piezas. Es una práctica logística habitual y no una norma, y solo funciona si la numeración coincide con el packing list.
Lo que apunta a la disciplina que subyace a todo esto: la marca de la caja tiene que coincidir con lo que realmente hay dentro. Parece demasiado obvio para decirlo hasta que se está embalando a gran volumen un programa de surtidos mixtos con varios tipos de pack, y en ese momento es una comprobación que importa. Una caja bien embalada y mal marcada es, desde el punto de vista de quien la recibe, una caja equivocada.
Cuando la mercancía se consolida en palés, la orientación, el patrón de apilado, la altura y el retractilado pasan a formar parte de la misma instrucción. Esos requisitos proceden del comprador, del almacén o del transportista y no de una regla general, y deben confirmarse para cada programa.
Qué indicar
La capa de caja, especificada
- De una referencia o surtida, y la combinación exacta si es surtida
- Si se utilizan prepacks, cuántos tipos de pack existen y qué contiene cada uno
- Cantidad por caja, o la regla que la determina
- Dimensiones de la caja, cuando las fija el comprador
- Cualquier peso máximo por caja, y de quién es ese límite
- Todos los campos que debe llevar la marca de envío, y el formato
- Cómo se distinguen en la marca los distintos tipos de pack
- Si se exige una etiqueta logística y quién facilita sus datos
- Numeración de las cajas, y que cuadre con el packing list
- Requisitos de paletización, cuando el programa los tiene
Preguntas que plantea
¿Qué es un prepack de prendas?
Un surtido que se define una vez y se repite como unidad, de modo que una caja contiene una distribución de tallas conocida y no una selección arbitraria. Los minoristas los utilizan para repartir el stock entre muchos puntos de venta sin que nadie tenga que preparar cada uno. La proporción es una decisión comercial basada en cómo se vende la gama; no existe una proporción estándar.
¿Las cajas deben ser de una referencia o surtidas?
Depende de lo que le ocurra a la caja a su llegada. Las cajas de una referencia, con un modelo, un color y una talla, son sencillas de recepcionar y encajan con centros de distribución que desagrupan la mercancía y la reparten después. Las cajas surtidas encajan con la entrega directa a un punto que venderá el contenido. Se elija la que se elija, una caja surtida necesita que su combinación se indique con exactitud.
¿Cuántas piezas deben ir en una caja?
No hay una cifra estándar. Depende del volumen de la prenda doblada y embolsada, de cualquier dimensión de caja o límite de peso que impongan el comprador o el transportista, de cuánta compresión tolera la mercancía y del surtido cuando las cajas son mixtas. Si en su destino se aplica un límite de peso, indíquelo, porque una fábrica que embala solo por volumen no puede conocerlo.
¿Qué es una marca de envío?
La identificación legible por personas en el exterior de una caja, para poder identificarla sin abrirla ni escanearla. Los campos suelen incluir el destinatario, la orden de compra, el modelo, el color, la talla, la cantidad, el número de caja y el destino. Todos ellos se exigen porque los pide un socio comercial, no porque los imponga una norma.
¿Es lo mismo una marca de envío que una etiqueta logística?
No. Una marca de envío es información dirigida al comprador en el formato que este especifique. Una etiqueta logística GS1 es una etiqueta basada en normas cuyo elemento definitorio es un SSCC que identifica esa unidad logística concreta. A menudo aparecen en la misma caja, y aportar una no cumple el requisito de la otra.
Indique el surtido, no solo la cantidad
De una referencia o mixta, la proporción exacta, las marcas de las cajas y cualquier límite de peso que se aplique en su destino. Envíenos también el manual de proveedores si su cliente tiene uno.
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