Cantidades, coste y plazos
Cómo preparar una solicitud de presupuesto (RFQ) para fabricar ropa
Un presupuesto de ropa preciso necesita diez cosas: el producto, la cantidad, el tejido, los colores, el reparto por tallas, la decoración con el diseño, las etiquetas y el embalaje, el destino, la fecha de entrega y a quién responder. Si envía eso, obtendrá un precio real. Si envía una fotografía y un precio objetivo, obtendrá una suposición.
Contenido
Una solicitud de presupuesto (RFQ) es un documento comercial. Indica a una fábrica qué quiere comprar, en qué cantidad y en qué condiciones, para que pueda poner precio al trabajo y comprobar si puede hacerlo. Es distinta de una ficha técnica, que es la descripción técnica de la propia prenda. Muchas consultas fracasan porque contienen una y no la otra.
El coste de una RFQ imprecisa no es el presupuesto que recibe, sino las rondas de preguntas antes de recibirlo y la revisión del precio que llega cuando por fin aparecen los detalles que faltaban.
Qué necesita una fábrica y por qué
| Información | Por qué se necesita | Si falta |
|---|---|---|
| Producto e imágenes de referencia | Determina la construcción, la categoría y la maquinaria | La fábrica cotiza una prenda distinta de la que usted quiere decir |
| Cantidad por modelo | Fija el coste por pieza y si el pedido supera el mínimo | No puede darse ningún precio |
| Composición y gramaje del tejido | La mayor partida de coste y la principal variable de calidad | El presupuesto se basa en una suposición y cambiará más adelante |
| Colores y referencias Pantone | Decide entre color de stock o tintura personalizada, y el mínimo | El coste y el plazo del desarrollo del color quedan ocultos |
| Gama de tallas y reparto | Afecta al consumo de tejido y a la planificación de la producción | La cantidad de tejido no puede calcularse con precisión |
| Decoración y diseño | El método, los colores, el tamaño y el número de ubicaciones determinan el coste real | La decoración se presupuesta como estimación o se omite |
| Etiquetas y embalaje | Las etiquetas tejidas, las etiquetas de conservación, las etiquetas colgantes y las cajas son partidas aparte | Los costes aparecen más tarde, y la mercancía terminada puede quedar retenida |
| Destino e Incoterm | Determina qué incluye el precio | Dos presupuestos pasan a ser imposibles de comparar |
| Fecha de entrega objetivo | Determina la viabilidad y si el tejido puede aprovisionarse a tiempo | Recibe un precio para un proyecto que no puede cumplir su fecha |
| Contacto y responsable de decidir | Las aprobaciones forman parte de la ruta crítica | Las muestras se estancan esperando a que alguien dé el visto bueno |
Una plantilla de RFQ que puede enviar tal cual
Cópiela, rellene lo que sepa y marque el resto como pendiente de confirmar. Sirve para cualquier fábrica, no solo para nosotros. Si algún término le resulta desconocido, el glosario define el vocabulario que utiliza este sector.
- Empresa y contacto. Nombre de la empresa, país, persona de contacto, correo electrónico y quién aprueba las muestras.
- Producto. Qué es, con imágenes de referencia o un enlace. Indique si tiene una muestra física de referencia.
- Cantidad. Piezas por modelo y el programa total si hay más pedidos previstos.
- Tejido. Composición y gramaje (GSM) si los conoce; si no, el uso previsto para que la fábrica pueda proponer una opción.
- Colores. Número de colores y referencias Pantone, o indique que se aceptan colores de stock.
- Tallas. Gama de tallas y reparto por talla, aunque sea aproximado.
- Ajuste. Regular, oversize o entallado, más las medidas clave si las tiene.
- Decoración. Método si está decidido, archivos de diseño, tamaño y ubicaciones del estampado o del bordado.
- Etiquetas y embalaje. Etiqueta tejida de cuello, etiqueta de conservación, etiqueta de talla, etiqueta colgante, bolsa individual, requisitos de las cajas.
- Cumplimiento normativo. Certificaciones, informes de ensayo o etiquetado específico del mercado que se exijan.
- Destino y condiciones. Ciudad y país de entrega y el Incoterm que prefiere.
- Plazos. La fecha en que la mercancía debe llegar, no la fecha en que debería enviarse.
- Presupuesto. Un precio objetivo si lo tiene, presentado con honestidad como objetivo y no como límite.
Si su programa incluye requisitos sobre sustancias restringidas, envíelos con la consulta y no después de la muestra, y envíe su propia lista con su identificador de versión en lugar de una instrucción de que se cumpla. Lo que debe contener ese requisito se explica en cumplimiento químico.
Cómo hablar del precio objetivo sin perjudicar el presupuesto
Un precio objetivo es información útil, porque indica a la fábrica qué tejido y qué construcción proponer. Se vuelve contraproducente cuando se presenta como un techo fijo sin flexibilidad en la especificación, porque una fábrica que quiere el pedido alcanzará la cifra cambiando algo, normalmente el gramaje o la calidad del tejido, y puede que usted no lo note hasta que llegue la mercancía.
La forma productiva de plantearlo es: este es nuestro objetivo, díganos qué especificación lo alcanza y a qué estaríamos renunciando. Una fábrica seria responderá con honestidad, y la respuesta suele ser más útil que el precio. La guía de costes explica qué partidas se mueven realmente.
Cómo enviar bien el diseño
El diseño es una causa habitual de retrasos en los presupuestos. La serigrafía necesita conocer el número de colores, el bordado necesita picarse y la sublimación necesita un diseño construido según la distribución de las piezas. Un JPEG extraído de una presentación no puede presupuestarse con precisión para ninguno de ellos.
Envíe archivos vectoriales cuando existan, con las fuentes convertidas en contornos, e indique el tamaño físico y la colocación del estampado en lugar de limitarse a mostrarlo en un dibujo. Los requisitos completos por método están en la guía de preparación de diseños.
Enviar la misma RFQ a varias fábricas
- Envíe exactamente el mismo documento a cada una. Cualquier diferencia hace que los presupuestos no sean comparables.
- Indique el Incoterm y el destino, para que todos los precios cubran el mismo punto de entrega.
- Pida a cada fábrica que indique la composición y el gramaje (GSM) del tejido que ha presupuestado.
- Pregunte qué está excluido y, en concreto, si las muestras, las pantallas, el picaje, las etiquetas y el embalaje son aparte.
- Pida precios para su cantidad objetivo y para un escalón por encima y otro por debajo.
- Fíjese en qué fábricas hicieron preguntas. Es una señal de calidad, no un retraso.
Cómo es un buen presupuesto cuando llega
- La composición y el gramaje del tejido indicados expresamente, no descritos como «similar» o «equivalente».
- El precio de la prenda, la decoración y el embalaje en partidas separadas.
- Los costes únicos, como las pantallas, el picaje y las muestras, identificados como tales.
- La cantidad, el reparto de tallas y el número de colores en los que se basa el precio.
- El Incoterm y el punto de entrega.
- El plazo de entrega desglosado entre muestras y producción en serie en lugar de dado como una sola cifra.
- El periodo de validez, ya que los precios de los materiales cambian.
Si un presupuesto es una sola cifra sin detalle que la respalde, pida el desglose antes de compararlo con nada. Un proveedor que no puede desglosarlo no lo ha construido.
Después del presupuesto
Si se acepta el presupuesto, la parte comercial pasa al propio pedido: lo que debe recoger la orden de compra y las condiciones de pago que registra.
El siguiente paso suele ser una muestra, y la RFQ se convierte en su referencia. Cómo se cobra esa muestra, y por qué no es el precio unitario de producción multiplicado por uno, se explica en qué determina el coste de una muestra. Conserve una única versión del documento, con fecha, y registre en ella cualquier cambio acordado por correo. Ese hábito no cuesta nada ahora y ayuda a resolver disputas más adelante, sobre todo cuando el mismo producto se repone un año después y lo hace alguien que no participó en la conversación original.
El formulario de RFQ de Voyager Textile está construido en torno a esta lista, y se espera información parcial. Si una referencia de nuestro catálogo se acerca a lo que quiere, citar su código de artículo suele ser la forma más rápida de definir la construcción.
Preguntas de los compradores
¿Qué información necesita una fábrica de ropa para darme un precio?
Como mínimo: el producto, la cantidad, el tejido o el uso previsto, los colores, el reparto por tallas, la decoración, el destino y la fecha de entrega. Todo lo demás afina el presupuesto. Sin cantidad y sin tejido no existe un precio preciso.
¿Puedo obtener un presupuesto sin ficha técnica?
Sí. Las imágenes de referencia, las medidas objetivo y una descripción clara bastan para un presupuesto inicial, y la fábrica puede decirle qué necesita antes de las muestras. Una ficha técnica hace el presupuesto más preciso y la primera muestra más acertada. Consulte lo que realmente necesita una fábrica.
¿Debo decirle a la fábrica mi precio objetivo?
Sí, planteado como objetivo y no como límite, y pregunte qué especificación lo alcanza. Así la fábrica propone abiertamente una vía hacia su cifra en lugar de reducir discretamente el gramaje del tejido o la calidad de las fornituras para alcanzarla.
¿Cuánto debe tardar un presupuesto?
Con una RFQ completa, normalmente unos pocos días laborables. Más cuando hay que aprovisionar o cotizar el tejido, cuando la decoración es poco habitual o cuando la fábrica tiene que comprobar la capacidad para un programa grande. Las consultas incompletas son las que más tardan, porque primero llegan las preguntas.
¿Debo enviar la misma RFQ a varios fabricantes?
Sí, y envíela sin cambios para que las respuestas sean comparables. Compare la especificación del tejido, lo que incluye cada uno y el Incoterm antes de comparar el precio, y considere la calidad de las preguntas de cada fábrica como parte de la evaluación.
¿Qué diferencia hay entre una RFQ y una ficha técnica?
Una RFQ es comercial: cantidades, colores, tallas, embalaje, destino, fechas. Una ficha técnica es técnica: construcción, medidas, materiales y detalles de acabado. Las fábricas necesitan ambas, y la RFQ suele ir primero.
Envíe la RFQ y vea qué recibe
Utilice la lista anterior, rellene lo que sepa y marque el resto como pendiente de confirmar. Si el programa necesita material certificado, las líneas que añade ese requisito están en cómo verificar las declaraciones de certificación, y la información de embalaje que necesita un presupuesto está en especificación de embalaje. Respondemos con un presupuesto desglosado partida por partida, junto con las preguntas concretas necesarias para hacerlo exacto.
Iniciar una RFQ
