Qué debe contener una orden de compra de ropa

Las órdenes de compra se tratan como un trámite administrativo. En un programa de prendas se parecen más a un documento de control: son el documento contra el que se planifica la producción, se recibe la mercancía y se comprueba la factura, y al que todos vuelven cuando dos personas recuerdan un acuerdo de forma distinta.

Esta guía explica qué debe contener y cómo se relaciona con los demás documentos de un pedido. Trata de la integridad operativa, no de la jurídica: si un documento crea un contrato vinculante y qué significa cualquiera de sus cláusulas depende del contrato y de la ley que lo rige, y son preguntas para un abogado.

Qué documento es cuál

Cuatro documentos circulan en el mismo hilo de correos y se utilizan habitualmente como si fueran intercambiables. Mantenerlos separados simplifica todo lo demás.

Una secuencia típica, no obligatoria. Algunas operaciones fusionan pasos y otras añaden los suyos; lo que importa es que cada paso tenga un documento detrás y no un recuerdo.

Una orden de compra no es una ficha técnica

Esta distinción provoca confusiones caras. Una orden de compra que dice «quinientas sudaderas con capucha, negras» es una instrucción comercial completa y una instrucción de fabricación inútil. No dice qué tejido, con qué gramaje, con qué construcción, con qué medidas, con qué decoración, en qué tallas, con qué etiquetas ni cómo se embala.

Ambos conjuntos deben remitirse entre sí y no duplicarse. Una orden de compra que reproduce toda la especificación se desfasará en cuanto se revise la especificación; una orden de compra que nombra la especificación y su revisión sigue siendo correcta.

Los campos que necesita una orden de compra de ropa

No todos los campos se aplican a todos los pedidos, y ninguna lista de campos hace que un documento sea jurídicamente completo. Lo que sigue es lo que necesita un fabricante para planificar, producir, embalar, enviar y facturar un pedido sin tener que volver con preguntas.

Por qué no basta con una cantidad total

La confección es la razón de que las órdenes de compra tengan matrices. Un mismo modelo existe en varios colores y cada color en varias tallas, y la fábrica no puede cortar nada a partir de un total. El desglose por tallas determina la marcada, el consumo de tejido, el plan de corte y el embalaje, así que una cantidad sin desglosar es una cantidad que no se puede producir.

Dos cuestiones prácticas. Facilite la matriz por color y no por modelo, porque los colores se cortan por separado y un color con un desglose poco habitual afecta al consumo. E indique la gama de tallas con las mismas denominaciones que la tabla de medidas aprobada, para que nadie tenga que interpretar si su L es la L de la tabla. De dónde salen esas denominaciones se explica en tablas de medidas para producción.

Cómo nombrar bien la fecha

Una fecha de entrega en una orden de compra puede significar varias cosas distintas, y la ambigüedad es totalmente evitable. La salida de fábrica, la fecha en que la mercancía está lista y disponible en la fábrica, es un hito distinto de la fecha de envío, y ambas difieren de la llegada a destino. A cuál se refiere su fecha determina si el tiempo de tránsito queda dentro o fuera del plazo.

Nombre el hito y asegúrese de que es coherente con el término de entrega. Es también la fecha a partir de la cual se planifica hacia atrás todo el calendario de producción; consulte calendarios T&A. Importa por partida doble, porque el hito que nombra el pedido es aquel con el que después debería calcularse cualquier medida de entrega; consulte cómo construir un cuadro de mando de proveedores. Una fecha descrita como «entrega» en un pedido DDP y en uno EXW se refiere a dos momentos distintos. Lo que controla el propio calendario de producción se explica en plazos de producción; la función de la orden de compra es solo indicar sin ambigüedad el hito acordado.

Remitir en lugar de repetir

El embalaje es el ejemplo más claro. Una orden de compra no debe incluir todas las dimensiones de las cajas, las instrucciones de doblado y la colocación de las etiquetas. Debe remitir a la especificación de embalaje por su nombre y revisión, y dejar que ese documento contenga el detalle. Lo mismo vale para el diseño, el etiquetado y cualquier requisito de cumplimiento. Lo que contiene la propia especificación de embalaje se explica en especificación de embalaje.

Variación de cantidades y qué ocurre si se mueve

Las cantidades cortadas y las entregadas no siempre coinciden. El tejido se comporta a su manera, el corte produce mermas y se rechazan piezas en la inspección, así que algunos programas acuerdan una tolerancia y otros exigen cantidades exactas. Lo que importa es que se acuerde y no que se descubra.

• No existe una tolerancia universal. Cualquier variación admisible por encima o por debajo de la cantidad pedida es una condición comercial y debe indicarse en el pedido si se aplica.
• El comprador no está obligado automáticamente a aceptar piezas de más, ni el proveedor tiene automáticamente derecho a enviarlas. Si se contempla una sobreproducción, dígalo e indique cómo se factura.
• El comprador tampoco está obligado automáticamente a aceptar un faltante. Si un envío incompleto es aceptable, y qué ocurre si no lo es, depende de lo acordado.
• Dígalo una vez, en el pedido. Una tolerancia hablada y no puesta por escrito no es una tolerancia.

Cuando el pedido cambia

Los pedidos cambian. Las cantidades se mueven, se añade un color, se adelanta una fecha de entrega, cambia una etiqueta, se revisa un diseño. El fallo no es que haya cambios, sino que se acumulen en un hilo de mensajes hasta que nadie sabe cuál es el pedido vigente.

Un cambio comercial sustancial debe acabar reflejado en la documentación actualizada del pedido (una orden de compra revisada, una confirmación revisada o lo que utilicen las dos empresas) y no solo en la conversación que lo originó. Qué se considera sustancial es una cuestión de criterio, pero la lista siguiente es un punto de partida razonable.

• La cantidad, o el desglose por tallas y colores dentro del mismo total
• El precio, la moneda, las condiciones de pago o el término de entrega
• La fecha exigida o el hito al que se refiere
• El material, el color o cualquier cambio en la revisión de la especificación a la que remite el pedido
• El diseño, el método de decoración o la colocación
• El etiquetado, el embalaje o el destino

La misma disciplina se aplica en el lado técnico, donde la especificación tiene su propio historial de revisiones, que es la razón por la que una orden de compra remite a una revisión en lugar de repetir su contenido. El control de versiones en la propia especificación se trata en la guía de la ficha técnica.

¿Cuándo empieza realmente la producción?

No existe un único desencadenante, y fingir lo contrario es la forma en que los programas acaban con una fábrica esperando una aprobación que el comprador creía haber dado. Lo que pone en marcha la producción es lo que ambas partes acordaron que debía cumplirse antes, y conviene poner esa lista por escrito desde el principio.

Los requisitos previos suelen llegar desde dos direcciones a la vez.

Un pedido comercial puede existir legítimamente antes de cerrar todos los detalles técnicos; es normal, y a menudo es la forma de reservar el material a tiempo. Lo que no debe ocurrir es que la producción en serie avance por delante de una aprobación crítica sin resolver. Qué aprobaciones condicionan realmente la producción se explica en la referencia de la muestra de preproducción, y lo que ocurre cuando se produce en serie con algo sin aprobar se explica en cuando la producción difiere de la muestra.

Antes de enviar el pedido

Nada de esto es burocracia por sí misma. Un pedido que lleva estas respuestas es un pedido que una fábrica puede planificar, cortar, confeccionar, embalar y facturar sin un solo correo de aclaración, y el tiempo ahorrado repercute directamente en la fecha de entrega.