Programas de ropa corporativa en volumen: guía de compras

La ropa corporativa, también llamada ropa de empresa, es la ropa con marca que una empresa da a su gente para llevar en el trabajo: polos, camisetas, sudaderas y chaquetas en los colores de la empresa y con su logotipo. Cuando la imagen de marca importa tanto como la función, a la misma gama se la llama a veces moda corporativa. Voyager Textile la fabrica según la especificación del comprador, como se describe en la página de fabricante de ropa corporativa. Comprar ropa con marca para una empresa no es lo mismo que comprar merchandising. La ropa tiene que quedar bien a un grupo concreto de personas con nombre y apellidos, llegar a varios centros, reponerse cuando cambia el personal y seguir casando dentro de dos años, cuando la primera partida esté gastada. Esos requisitos son los que la convierten en un programa y no en un pedido.

Esta guía trata de la ropa corporativa y para eventos: uniformes de personal en el sentido de imagen, ropa para congresos y campañas y programas de marca para varias sedes. La ropa de trabajo resistente, con requisitos de lavado industrial y durabilidad, es otro problema, tratado en la guía de ropa de trabajo.

Defina el programa antes que el producto

1. 1Quién la lleva. Plantilla por ubicación, puesto y, cuando proceda, si está de cara al cliente o no.
2. 2Qué recibe cada grupo. Es habitual una estructura por niveles: todo el mundo recibe un polo, el personal de cara al cliente recibe además una chaqueta y el personal de eventos recibe una prenda distinta.
3. 3Con qué frecuencia se sustituye. Anualmente, por desgaste o al incorporarse.
4. 4Quién paga. Presupuesto central, presupuesto de departamento o una combinación, lo que afecta más a las aprobaciones que a la producción.
5. 5Qué pasa con las nuevas incorporaciones. Es un requisito que a menudo se olvida, y determina si necesita stock o un plan de producción repetida.
6. 6Dónde se entrega. Un almacén central o muchas sedes, lo que cambia cómo se embala la mercancía.

Planificación de tallas: donde fallan los programas

Un fallo habitual es un reparto de tallas calculado a ojo a partir de una curva estándar. Las plantillas reales no coinciden con las distribuciones de tallas del comercio minorista, y el coste del error es visible: cajas sin usar de tallas equivocadas y personas sin ropa.

• Haga una encuesta de tallas siempre que pueda, y proporcione una tabla de medidas en lugar de solo S, M y L. Las respuestas basadas en la tabla son más precisas que las tallas recordadas.
• Facilite muestras de ajuste para que la gente se las pruebe antes del pedido en serie, sobre todo la primera vez. Una sesión de pruebas evita muchas quejas sobre tallas.
• Encargue el stock de seguridad en las tallas que con más probabilidad se necesitarán después, no en un reparto uniforme.
• Pregunte si se necesitan patrones separados de hombre y de mujer, o si un ajuste unisex es aceptable para todos. La comodidad determina si la ropa se llega a usar.
• Publique la tabla de medidas junto con los nombres de las tallas, ya que una S en un programa no es una S en otro. Consulte patronaje y escalado de tallas.

El color, y por qué se desvía

Los programas corporativos están especialmente expuestos a la continuidad del color, porque las prendas compradas en años distintos se llevan juntas. Un polo del primer pedido y un polo del tercero deben coincidir el mismo día en el mismo evento.

Dos decisiones lo protegen. Tiña el tejido de todo el programa en un solo lote cuando las cantidades lo permitan, lo que elimina la variación durante ese periodo. Y conserve un estándar físico de color aprobado para que los pedidos posteriores se igualen a él y no a un chip Pantone. En Voyager Textile, la producción en colores Pantone personalizados empieza a partir de 300 piezas, y el mecanismo se explica en la guía de igualación de colores y en la guía de uniformidad en las reposiciones.

Una identidad de marca que funcione en todas las prendas

Un programa suele abarcar varias prendas: un polo, una sudadera con capucha, una chaqueta, quizá una gorra. El mismo logotipo no se aplicará igual en todas, porque el tejido y la construcción son distintos. El bordado es adecuado para polos y chaquetas, mientras que en una camiseta ligera puede ser preferible un estampado.

• Acuerde el tamaño y la posición del logotipo para cada tipo de prenda, en centímetros desde un punto fijo.
• Decida si el color del logotipo cambia en las prendas oscuras y claras, y apruebe ambas versiones.
• Apruebe una prueba de bordado para el bordado y un strike-off para la estampación, sobre los tejidos reales.
• Registre la especificación de personalización aprobada para cada prenda, de modo que los pedidos posteriores la reproduzcan exactamente.

La elección de la técnica se trata en la guía de personalización, y los requisitos de archivos en la guía de archivos de diseño.

Aprobaciones: acuerde el proceso, no solo el producto

Los programas corporativos suelen implicar a marketing por la marca, a compras por las condiciones comerciales, a recursos humanos u operaciones por quienes llevan la ropa y, a veces, al comité de empresa. La fase de muestras se atasca cuando no está claro quién decide.

• Designe a una persona que reúna los comentarios y dé a la fábrica una única respuesta.
• Fije un plazo para cada fase de aprobación y trátelo como parte del calendario de entrega.
• Haga circular un único juego de muestras en lugar de enviar muestras distintas a personas distintas.
• Deje constancia por escrito de las aprobaciones, con fecha y versión de la especificación.

El retraso en las aprobaciones es una causa frecuente de incumplir una fecha, como se explica en la guía de plazos de entrega.

Los programas para eventos tienen una fecha límite inamovible

La fecha de un congreso o de un lanzamiento no se mueve, así que un programa para un evento se planifica hacia atrás desde ella (cómo hacerlo se explica en calendarios T&A) y con más margen que un pedido normal: el transporte, el despacho de aduanas, el embalaje, la producción, la fase de muestras y el desarrollo del color necesitan cada uno su propio margen.

• Planifique hacia atrás desde la fecha del evento y añada un margen para el despacho en destino.
• Dé preferencia a tejidos disponibles y colores de stock cuando el calendario sea ajustado, y reserve el color a medida para programas con más margen.
• Encargue un pequeño excedente en las tallas más utilizadas. Quedarse sin prendas en un evento sale más caro que unas cuantas prendas de sobra.
• Confirme pronto la dirección de entrega y el horario de recepción del recinto o del almacén, ya que los recintos de eventos suelen tener franjas de entrega muy estrechas.

Distribución y embalaje

Cómo se embala la mercancía decide cuánto trabajo tiene su equipo después de la entrega. Especifíquelo antes de que termine la producción en lugar de clasificar las cajas a la llegada.

Cómo se encaja, se marca y se reparte un programa entre sedes es tanto una decisión de distribución como de embalaje, y las opciones se explican en la guía de etiquetas y embalaje.

Planifique el modelo de reposición

Un programa es una relación, no una compra. Decida desde el principio cómo funcionarán los pedidos de repetición, porque determina la planificación del tejido y el precio.

• Pedidos de repetición programados, por ejemplo dos veces al año, con el tejido reservado para todo el programa.
• Stock de seguridad en su poder, repuesto cuando baja de un nivel acordado.
• Pedidos bajo demanda, que son los más flexibles y los menos previsibles en precio y plazo de entrega.

Elija lo que elija, tenga en cuenta que los pedidos de repetición están sujetos a los mismos mínimos que los primeros pedidos, ya que cada uno necesita su propio tejido y su propia tanda de producción. Consulte la guía de pedido mínimo (MOQ).

Un plan realista para el primer año

1. 1Defina los grupos, las prendas y la plantilla, y después confirme el presupuesto.
2. 2Elija el enfoque de tejido y color, y decida si está justificado un color a medida.
3. 3Haga las muestras de las prendas y organice una sesión de pruebas con un grupo representativo.
4. 4Confirme el reparto de tallas a partir de la encuesta y de la prueba, no de una curva estándar.
5. 5Apruebe la personalización de cada tipo de prenda, con pruebas físicas.
6. 6Haga el pedido en serie, incluido el stock de seguridad para las nuevas incorporaciones.
7. 7Acuerde el embalaje por sede y confirme las direcciones de entrega y las franjas de recepción.
8. 8Registre la especificación, el estándar de color y las muestras aprobadas para la reposición del año siguiente.

Voyager Textile produce programas corporativos y de uniformes según especificación para departamentos de compras, clínicas, grupos de hostelería y organizaciones deportivas, y conserva las muestras aprobadas, los patrones, los estándares de color y las instrucciones de embalaje para que los pedidos posteriores reproduzcan el original. Consulte para quién fabricamos.