Leggere un rapporto di audit di fabbrica e che cosa significano le azioni correttive

Partiamo dalla conclusione, perché è controintuitiva. I rilievi di un rapporto di audit non sono un brutto segno. Le metodologie sono costruite per individuare dove serve un miglioramento e per registrare che cosa succede dopo, quindi un rapporto che elenca rilievi accanto alle azioni in corso mostra un sistema che funziona. Un rapporto senza nulla dentro, relativo a un sito verificato di sfuggita due anni fa con un ambito ristretto, dice molto meno.

Quello che segue è l'ordine in cui conviene leggere. I primi sei passaggi servono a stabilire che cosa sia davvero il documento – ed è qui che nascono molte letture sbagliate – e solo dopo conta il contenuto.

Stabilite che documento avete in mano

1. 1Quale metodologia o standard. Un rapporto di audit, un esito di monitoraggio e un certificato sono strumenti diversi, come spiegato nell'hub sugli audit di fabbrica. Riconoscete di quale si tratta prima di trarne qualsiasi conclusione.
2. 2Quale sito. Confrontate indirizzo e ragione sociale con il sito in cui verrebbe prodotta la vostra merce. È normale che un gruppo abbia più siti, e la valutazione di uno non è una prova su un altro.
3. 3Quando è stato svolto. Non quando il documento è stato emesso o vi è stato inviato.
4. 4Chi lo ha svolto. Per SMETA deve essere una Affiliate Audit Company riconosciuta da Sedex; per una certificazione, un ente di certificazione accreditato per quello standard. La valutazione svolta da un'organizzazione esterna al sistema di riferimento può essere un lavoro serio, ma non è quello per cui viene presentata.
5. 5Quale ambito è stato valutato. Un ambito più ristretto non è un esito negativo sulle aree che non ha coperto: quelle aree non sono state esaminate. Distinguere le due cose evita sia il falso allarme sia la falsa sicurezza.
6. 6Se è annunciato, semi-annunciato o senza preavviso, dove il sistema lo registra, perché cambia il peso da dare alla valutazione.

Poi leggete i rilievi

I rilievi sono osservazioni rispetto ai criteri della metodologia. Ogni sistema usa un proprio vocabolario per classificarli e quei vocabolari non si sovrappongono, quindi leggete le categorie che il rapporto stesso usa, invece di tradurle in uno schema generico di rilievi maggiori e minori preso da un altro sistema.

Quello che merita attenzione è la natura di ciò che è stato trovato, non il conteggio. Un gruppo di rilievi concentrati in un'unica area indica un problema sistemico; rilievi amministrativi sparsi di norma indicano qualcosa di diverso. I rilievi che toccano i diritti fondamentali del lavoro stanno su un piano di gravità diverso rispetto alle lacune nella tenuta dei registri, e qualsiasi politica di acquisto che valga qualcosa distingue tra i due casi.

Il ciclo dell'azione correttiva

Il ciclo che un rilievo dovrebbe percorrere. Quello che un buyer valuta è se lo stia davvero percorrendo, non se esistano rilievi.

Un piano di azioni correttive registra che cosa è stato trovato, che cosa si farà, entro quando e a cura di chi. Dove il sistema raccoglie formalmente le azioni di rimedio, il piano e il suo avanzamento fanno parte della documentazione dell'audit e non di uno scambio a parte.

Leggerlo bene significa guardare oltre il fatto che le azioni siano aperte. Le domande che portano informazione sono se è stata individuata una causa radice e non soltanto un sintomo, se l'azione affronta quella causa, se esiste una scadenza ed è stata rispettata, e se le evidenze del completamento sono state fornite e accettate. Un'azione chiusa con le evidenze è un segnale più forte di un'azione che non è mai stata aperta.

La quarta riga è dove di solito emergono le preoccupazioni reali. Un rilievo isolato è un episodio; lo stesso rilievo per tre valutazioni di fila è un andamento, e si vede solo se il buyer guarda più del rapporto più recente. La stessa distinzione tra episodio e andamento vale per le prestazioni di produzione e di consegna, dove è esposta in gestione delle prestazioni dei fornitori.

Un esempio pratico

Uno scenario costruito, non un caso reale. Un buyer riceve un rapporto datato diciotto mesi prima, con diversi rilievi le cui azioni correttive sono ancora registrate come aperte.

L'istinto è leggerlo come un campanello d'allarme. La risposta migliore è una breve lista di domande. È stata svolta una valutazione successiva, e che cosa ha trovato? Qual è lo stato attuale di quelle azioni, ed esistono evidenze del completamento? Erano state fissate delle scadenze, e sono state rispettate? La politica interna del buyer accetta una valutazione di questa data? E il sito indicato nel rapporto corrisponde al sito in cui girerebbe l'ordine?

A seconda delle risposte, lo stesso documento sostiene conclusioni molto diverse. È proprio il punto: il rapporto è un elemento su cui si costruisce un giudizio, non il giudizio.

Che cosa chiedere e che cosa non aspettarsi

Quello che non va atteso è un documento pubblico. I rapporti di questi sistemi si condividono attraverso il sistema che li ha prodotti, secondo le sue regole di accesso e spesso a condizioni concordate tra il sito e il buyer. Un fornitore che non può allegare un rapporto a una richiesta in fase iniziale in genere sta seguendo le regole del sistema, non evitando la domanda, e la strada praticabile è definire il meccanismo di condivisione anziché insistere per avere un allegato.

Che cosa il rapporto non può dirvi

Restano tre limiti da tenere presenti, perché definiscono dove la due diligence prosegue quando la lettura è finita.

• Descrive il sito nei giorni in cui la valutazione si è svolta. Non è un'affermazione sulle condizioni di oggi, e nessuna metodologia sostiene il contrario.
• Copre l'ambito valutato. Le lavorazioni fuori da quell'ambito, comprese le fasi subappaltate a seconda di come sono impostate, non sono state esaminate.
• È una prova di sola conformità sociale. Non dice nulla sulla conformità della merce a una specifica, di cui si occupa il controllo qualità, né su che cosa sia un materiale, di cui si occupano i materiali certificati.

Né un rapporto di audit stabilisce che un obbligo di due diligence previsto dalla legge sia stato assolto. È un elemento di prova tra gli altri, e ciò che soddisfa un determinato requisito normativo o di un cliente si valuta rispetto a quel requisito, non rispetto all'esistenza di un rapporto.

Letto così, il documento fa quello per cui è stato pensato. Dà al buyer un resoconto strutturato e indipendente di un sito in un dato momento, e la registrazione di ciò che si sta facendo su quanto è stato trovato. È davvero utile, e lo è molto più di un certificato che non esiste.