Quantità, costi e tempi
Come preparare una richiesta di offerta (RFQ) per la produzione di abbigliamento
Un preventivo accurato per abbigliamento richiede dieci informazioni: il prodotto, la quantità, il tessuto, i colori, la ripartizione per taglie, la decorazione con le grafiche, etichette e imballaggio, la destinazione, la data di consegna e a chi rispondere. Inviatele e riceverete un prezzo reale. Inviate una foto e un prezzo obiettivo e riceverete un'ipotesi.
Indice
Una richiesta di offerta è un documento commerciale. Dice a una fabbrica cosa volete acquistare, in che quantità e a quali condizioni, così che possa quotare il lavoro e verificare se è in grado di farlo. È una cosa diversa da un tech pack, che è la descrizione tecnica del capo. Molte richieste non vanno a buon fine perché contengono l'uno e non l'altro.
Il costo di una RFQ vaga non è il preventivo che ricevete, sono i giri di domande prima di riceverlo e la revisione di prezzo che segue quando i dettagli mancanti finalmente arrivano.
Cosa serve a una fabbrica, e perché
| Informazione | Perché serve | Se manca |
|---|---|---|
| Prodotto e immagini di riferimento | Definisce costruzione, categoria e macchinari | La fabbrica quota un capo diverso da quello che intendete |
| Quantità per modello | Determina il costo al pezzo e se l'ordine supera il minimo | Non si può dare alcun prezzo |
| Composizione e grammatura del tessuto | La voce di costo più alta e la principale variabile di qualità | Il preventivo si basa su un'ipotesi e cambierà in seguito |
| Colori e riferimenti Pantone | Decide tra colore a stock e tintura personalizzata, e il minimo | Costi e tempi di sviluppo del colore restano invisibili |
| Gamma taglie e ripartizione | Incide sul consumo di tessuto e sulla pianificazione della produzione | La quantità di tessuto non si può calcolare con precisione |
| Decorazione e grafiche | Tecnica, colori, dimensioni e numero di posizionamenti determinano il costo reale | La decorazione viene quotata a stima oppure omessa |
| Etichette e imballaggio | Etichette tessute, etichette di manutenzione, cartellini e cartoni sono voci separate | I costi emergono più tardi, e i capi finiti possono restare bloccati |
| Destinazione e Incoterm | Stabilisce cosa comprende il prezzo | Due preventivi diventano impossibili da confrontare |
| Data di consegna obiettivo | Stabilisce la fattibilità e se il tessuto si può reperire in tempo | Ricevete un prezzo per un progetto che non può rispettare la vostra data |
| Referente e decisore | Le approvazioni fanno parte del percorso critico | La campionatura si blocca in attesa che qualcuno approvi |
Un modello di RFQ da inviare così com'è
Copiatelo, compilate ciò che sapete e segnate il resto come da confermare. Funziona con qualsiasi fabbrica, non solo con noi. Se un termine non vi è familiare, il glossario spiega il lessico usato in questo settore.
- Azienda e referente. Ragione sociale, paese, referente, email e chi approva i campioni.
- Prodotto. Di cosa si tratta, con immagini di riferimento o un link. Indicate se avete un campione fisico di riferimento.
- Quantità. Pezzi per modello, e il programma complessivo se sono previsti altri ordini.
- Tessuto. Composizione e grammatura (GSM) se le conoscete, altrimenti l'uso previsto, così che la fabbrica possa proporre un'opzione.
- Colori. Numero di varianti colore e riferimenti Pantone, oppure indicate che i colori a stock vanno bene.
- Taglie. Gamma taglie e ripartizione per taglia, anche se approssimativa.
- Vestibilità. Regular, oversize o slim, più le misure principali se le avete.
- Decorazione. Tecnica se già decisa, file delle grafiche, dimensioni e posizionamenti di stampa o ricamo.
- Etichette e imballaggio. Etichetta tessuta al collo, etichetta di manutenzione, etichetta taglia, cartellino, sacchetto singolo, requisiti dei cartoni.
- Conformità. Eventuali certificazioni richieste, rapporti di prova o etichettatura specifica per il mercato.
- Destinazione e condizioni. Città e paese di consegna, e l'Incoterm che preferite.
- Tempi. La data in cui la merce deve arrivare, non quella in cui dovrebbe partire.
- Budget. Un prezzo obiettivo, se ne avete uno, presentato onestamente come obiettivo e non come limite.
Se il vostro programma prevede requisiti sulle sostanze soggette a restrizione, inviateli con la richiesta e non dopo il campione, e inviate la vostra lista con il suo identificativo di versione invece di un'indicazione generica di conformità. Cosa deve contenere quel requisito è spiegato in conformità chimica.
Parlare di prezzo obiettivo senza compromettere il preventivo
Un prezzo obiettivo è un'informazione utile, perché dice alla fabbrica quale tessuto e quale costruzione proporre. Diventa controproducente quando viene presentato come un tetto fisso senza alcuna flessibilità sulla specifica, perché una fabbrica che vuole il lavoro raggiungerà quel numero cambiando qualcosa, di solito la grammatura o la qualità del tessuto, e potreste accorgervene solo all'arrivo della merce.
Il modo produttivo di porre la questione è: questo è il nostro obiettivo, diteci quale specifica lo raggiunge e a cosa dovremmo rinunciare. Una fabbrica seria risponderà onestamente, e la risposta è spesso più utile del prezzo. La guida ai costi spiega quali voci si muovono davvero.
Inviare correttamente le grafiche
Le grafiche sono una causa frequente di ritardi nei preventivi. La serigrafia deve conoscere il numero di colori, il ricamo deve essere punzonato e la sublimazione richiede grafiche costruite sul layout dei pannelli. Un JPEG estratto da una presentazione non si può quotare con precisione per nessuna di queste tecniche.
Inviate file vettoriali dove esistono, con i font convertiti in tracciati, e indicate la dimensione fisica e il posizionamento della stampa invece di mostrarli solo su un disegno. I requisiti completi per ciascuna tecnica sono nella guida alla preparazione delle grafiche.
Inviare la stessa RFQ a più fabbriche
- Inviate esattamente lo stesso documento a ciascuna. Qualsiasi differenza rende i preventivi non confrontabili.
- Indicate Incoterm e destinazione, così che ogni prezzo copra lo stesso punto di consegna.
- Chiedete a ogni fabbrica di indicare la composizione e la grammatura (GSM) del tessuto quotato.
- Chiedete cosa è escluso, e in particolare se campionatura, telai, punzonatura, etichette e imballaggio sono a parte.
- Chiedete i prezzi alla vostra quantità obiettivo e a uno scaglione sopra e uno sotto.
- Annotate quali fabbriche hanno fatto domande. È un segnale di qualità, non un ritardo.
Come si presenta un buon preventivo
- Composizione e grammatura del tessuto indicate esplicitamente, non descritte come simili o equivalenti.
- Prezzo del capo, decorazione e imballaggio indicati come voci separate.
- Costi una tantum come telai, punzonatura e campionatura identificati come una tantum.
- La quantità, la ripartizione per taglie e il numero di colori su cui si basa il prezzo.
- L'Incoterm e il punto di consegna.
- Lead time suddiviso tra campionatura e produzione in serie invece che indicato come un numero unico.
- Periodo di validità, perché i prezzi dei materiali cambiano.
Se un preventivo è un numero unico senza dettagli a supporto, chiedete la scomposizione prima di confrontarlo con qualsiasi altro. Un fornitore che non sa scomporlo non l'ha costruito.
Dopo il preventivo
Se il preventivo viene accettato, il lato commerciale passa all'ordine vero e proprio: cosa deve contenere l'ordine di acquisto e i termini di pagamento che vi vengono registrati.
Il passo successivo è di norma un campione, e la RFQ diventa il suo riferimento. Come viene addebitato quel campione, e perché non è il prezzo unitario di serie moltiplicato per uno, è spiegato in cosa determina il costo di un campione. Tenete una sola versione del documento, datata, e registrate a fronte di essa ogni modifica concordata via email. È un'abitudine che oggi non costa nulla e che in seguito aiuta a risolvere le contestazioni, soprattutto quando lo stesso prodotto viene riordinato un anno dopo da qualcuno che non aveva partecipato alla conversazione originale.
Il modulo RFQ di Voyager Textile è costruito su questo elenco, e le informazioni parziali sono previste. Se un riferimento del nostro catalogo è vicino a ciò che volete, indicarne il codice articolo è spesso il modo più rapido per definire la costruzione.
Domande frequenti dei buyer
Quali informazioni servono a una fabbrica di abbigliamento per darmi un prezzo?
Come minimo: il prodotto, la quantità, il tessuto o l'uso previsto, i colori, la ripartizione per taglie, la decorazione, la destinazione e la data di consegna. Tutto il resto affina il preventivo. Senza quantità e tessuto non esiste un prezzo preciso.
Posso ottenere un preventivo senza tech pack?
Sì. Immagini di riferimento, misure obiettivo e una descrizione chiara bastano per un primo preventivo, e la fabbrica può dirvi cosa le serve prima della campionatura. Un tech pack rende il preventivo più preciso e il primo campione più vicino all'obiettivo. Vedi cosa serve davvero a una fabbrica.
Devo comunicare alla fabbrica il mio prezzo obiettivo?
Sì, presentato come obiettivo e non come limite, chiedendo quale specifica lo raggiunge. Così la fabbrica propone apertamente un modo per arrivare al vostro numero, invece di ridurre in silenzio la grammatura del tessuto o la qualità degli accessori per rispettarlo.
Quanto tempo dovrebbe richiedere un preventivo?
Per una RFQ completa, di solito pochi giorni lavorativi. Di più quando il tessuto deve essere reperito o quotato, quando la decorazione è insolita o quando la fabbrica deve verificare la capacità per un programma di grandi dimensioni. Le richieste incomplete richiedono più tempo di tutte, perché prima vengono le domande.
Conviene inviare la stessa RFQ a più produttori?
Sì, e inviatela senza modifiche, così che le risposte siano confrontabili. Confrontate specifica del tessuto, voci incluse e Incoterm prima di confrontare il prezzo, e considerate la qualità delle domande di ciascuna fabbrica come parte della valutazione.
Che differenza c'è tra una RFQ e un tech pack?
Una RFQ è commerciale: quantità, colori, taglie, imballaggio, destinazione, date. Un tech pack è tecnico: costruzione, misure, materiali e dettagli di finitura. Alle fabbriche servono entrambi, e di solito la RFQ viene prima.
Inviate la RFQ e vedete cosa torna indietro
Usate l'elenco qui sopra, compilate ciò che sapete e segnate il resto come da confermare. Se il programma richiede materiali certificati, le voci che quel requisito aggiunge sono in verificare le dichiarazioni di certificazione, e le informazioni sull'imballaggio che servono a un preventivo sono in specifica di imballaggio. Rispondiamo con un preventivo costruito voce per voce, più le domande specifiche necessarie per renderlo esatto.
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