Come qualificare e approvare un fornitore di abbigliamento

La domanda che rivela come un fornitore è stato approvato davvero è noiosa ed efficace: quali evidenze abbiamo e di che cosa sono evidenza? Molto spesso la risposta è un rapporto di audit sulle condizioni di lavoro, un certificato su un sistema di gestione e un campione tornato bene – tre documenti che, messi insieme, non dicono quasi nulla sul fatto che diecimila pezzi arriveranno conformi in undici settimane.

Sei fasi che non coincidono tra loro

Schema concettuale a uso del buyer, non uno standard di settore. L'avvio del rapporto rende operativa un'approvazione; non la crea.

All'inizio vale la pena fare altre due distinzioni. La selezione è decidere quale candidato sembra il migliore; l'approvazione è decidere se le evidenze reggono il suo utilizzo, e per che cosa. E le attività che producono evidenze, come un audit, una visita, un campione o un esame documentale, non sono di per sé l'approvazione. Sono elementi in ingresso di una decisione che qualcuno deve comunque prendere.

Che cosa dimostra davvero ogni tipo di evidenza

Ogni fonte risponde solo alla domanda che sta dentro il proprio perimetro. Nessuna di esse è la decisione.

Niente di tutto questo è un argomento contro gli audit o le certificazioni. Un rapporto di audit è davvero informativo una volta che sapete quale fosse il suo perimetro, e come si legge è spiegato in leggere un rapporto di audit di fabbrica. Il punto è più stretto: ogni fonte risponde alla domanda per cui è stata concepita, e sovrapporne diverse non produce la risposta a una domanda che nessuna di esse ha posto.

Approvato per che cosa?

«Fornitore approvato» usato senza un perimetro non significa quasi nulla. Non è una certificazione indipendente e nessun terzo la rilascia. È uno stato interno che un singolo buyer concede per i propri scopi. La stessa fabbrica può essere approvata da un buyer e non da un altro, e approvata da un buyer per una cosa e non per un'altra. Approvare un'organizzazione non approva nemmeno i componenti che fornisce: quello è un livello a parte, descritto in accessori e componenti. Controlli di sicurezza del prodotto come il controllo aghi e la rilevazione dei metalli sono un'ulteriore capacità da valutare per quello che è.

L'approvazione a un livello più ampio non si trasmette a uno più stretto. Non tutte le approvazioni hanno bisogno di tutti i livelli.

• L'azienda non è il sito. Un fornitore può avere più fabbriche, un reparto campionatura separato, un'unità di rifinitura esterna e la confezione data in subappalto. Approvare il soggetto giuridico non dimostra che ogni sito fisico sia equivalente, anche se pretendere ovunque un'approvazione formale sito per sito è sproporzionato per la maggior parte dei programmi.
• Il sito non è il prodotto. Uno stabilimento che lavora bene il taglio e confezione in jersey non è per questo qualificato per capispalla con cuciture sigillate, confezione sartoriale strutturata o dispositivi di protezione certificati. Sono macchine diverse, operatori diversi e un controllo di processo diverso.
• Il prodotto non è il processo. Una fabbrica può produrre il capo e mandare altrove il ricamo, la stampa, la tintura, il lavaggio o la sigillatura delle cuciture. Dove un processo critico sta fuori dal sito approvato, vale la pena saperlo.
• Il programma aggiunge requisiti. I requisiti di conformità del buyer si sovrappongono a tutto il resto, e sono il livello che più spesso si scopre tardi.

Che cosa si produce davvero, e dove

Il subappalto è normale e non è un problema di per sé. Pochissime fabbriche di abbigliamento producono il proprio tessuto a maglia, lo tingono e svolgono internamente ogni processo di decorazione e di rifinitura, e un fornitore che gestisce bene partner esterni può dare risultati migliori di uno che si ostina a fare tutto male. La questione è la visibilità, non l'esternalizzazione.

• Dove si taglia e dove si cuce?
• La decorazione è interna, e con quali tecniche?
• Dove viene realizzato il tessuto, a maglia o in tessitura, e dove viene tinto?
• Il lavaggio, la sigillatura delle cuciture o qualsiasi rifinitura specialistica sono dati in subappalto?
• Dove si esegue il confezionamento finale?
• Quali di queste lavorazioni si trovano in un sito diverso da quello che avete valutato?

Il motivo per cui questo appartiene alla qualifica e non a un questionario è che le risposte definiscono che cosa è stato approvato davvero. Se un programma dipende da un sito, da un processo o da uno stato di conformità specifico, e in seguito la produzione si sposta altrove senza che la cosa venga riesaminata, l'approvazione non descrive più quello che sta succedendo. Come si gestisce tutto questo una volta partita la produzione appartiene all'accordo scritto, trattato in accordi sulla qualità con i fornitori.

Capacità produttiva: verificata, non riservata

Una produzione mensile dichiarata è la descrizione di una fabbrica. La qualifica vi aggiunge una seconda domanda: non soltanto se il volume esista, ma se esista per questo prodotto.

• La produttività sul prodotto specifico. Una t-shirt basica e una giacca foderata e decorata non girano allo stesso ritmo nello stesso reparto, quindi un dato complessivo dice poco sul vostro modello.
• La disponibilità delle macchine e dei processi che servono a voi, più che il numero totale di macchine.
• Il carico normale e come si presenta il picco stagionale, perché la capacità produttiva in un mese tranquillo non è la capacità produttiva nel mese che vi serve.
• La dipendenza dai materiali a monte, che di norma è il vincolo reale, più dei minuti di cucitura.
• La capacità produttiva data in subappalto, che può essere condivisa con altri clienti in modi che nessuno riesce a vedere.

Lo sviluppo, e dove si colloca l'approvazione del prodotto

Per l'abbigliamento personalizzato una parte di lavoro di sviluppo fa quasi sempre parte della qualifica, ma vale la pena essere precisi su che cosa dimostra. Un campione dimostra che questo fornitore, nel suo reparto campionatura, ha prodotto quell'articolo una volta. È un'informazione reale e non è prontezza per la produzione in serie.

• Che cosa dimostra ciascuna fase di campionatura è già definito in come funziona la campionatura, e questa guida non lo ridefinisce.
• Un campione di pre-produzione è più vicino alla verità di un campione di sviluppo, perché è realizzato nei materiali di serie e sul percorso previsto.
• Una produzione pilota o una prima piccola serie mette alla prova la linea di produzione anziché il reparto campionatura, e vi dice sulla ripetibilità più di quanto possa fare qualsiasi campione. Costa però denaro vero e non è proporzionata per ogni programma.
• Alcuni buyer trattano il primo ordine in serie come una fase a monitoraggio rafforzato. È un approccio ragionevole e non è una regola, e questa guida non prescrive un livello di controllo per quella fase.

L'approvazione è uno stato, non un bollino

Aiuta avere delle parole per il fatto che i fornitori si trovano in punti diversi. L'insieme qui sotto è uno schema concettuale a uso del buyer, non uno standard di settore, e niente di esso va presentato come un certificato.

• Non valutato. Conosciuto, ma non è stato accertato nulla.
• In qualifica. Si stanno raccogliendo le evidenze; non è ancora una decisione.
• Approvato con condizioni. Utilizzabile entro un perimetro definito con punti aperti specifici, come una lacuna nelle evidenze su un materiale, una validazione dell'imballaggio o un'azione concordata. Se la produzione possa procedere con una condizione aperta dipende da quale sia la condizione; alcune condizioni devono fermare un ordine e altre no.
• Approvato per un perimetro definito. Lo stato normale, e il perimetro ne è la sostanza.
• Sospeso o in riesame. È cambiato qualcosa, oppure è cambiata la performance.

Nessuno di questi stati dovrebbe far pensare a una proprietà permanente della fabbrica. L'approvazione invecchia, e di norma perché è cambiato qualcosa, non perché è passato del tempo: un sito produttivo si sposta, cambiano la proprietà o la direzione, un processo critico viene dato in subappalto in modo diverso, cambia la fonte di un materiale, scade un documento di conformità, il perimetro di prodotto si allarga, oppure la performance peggiora senza che la cosa venga risolta.

Avvio del rapporto: rendere operativa un'approvazione

Una volta che un fornitore è approvato comincia un lavoro distinto e molto più ordinario: assicurarsi che entrambe le parti sappiano come lavorare insieme correttamente. Non è una domanda sulla capacità tecnica e non deve ripetere la qualifica.

Che cosa deve contenere un registro delle approvazioni

Se le approvazioni vengono messe per iscritto, la versione utile registra il perimetro e non un indicatore di stato. Un elenco di nomi di fornitori con una spunta accanto non risponde a nessuna domanda che qualcuno si ponga davvero.

Prima del primo ordine in serie

Dopo la spedizione del primo ordine la domanda cambia di nuovo. Subentra la gestione della performance, cioè che cosa è successo davvero rispetto ai requisiti concordati, ed è trattata in gestire la performance dei fornitori. L'approvazione è ciò che ha permesso al fornitore di partire; la performance è ciò che vi dice se la decisione era giusta, e deve tornare dentro il perimetro invece di restare in un altro file.